Visselblåsning - så hanteras dina personuppgifter
När du använder Visselblåsartjänsten kan du vara helt anonym. Om du väljer att lämna personuppgifter om dig själv eller andra i visselblåsarsystemet kommer Lernia att ta stor hänsyn till skyddet för den personliga integriteten. Här har vi sammanställt information om den behandling av personuppgifter som görs inom ramen för visselblåsarsystemet.
Personuppgifter
Vid alla tillfällen är Lernia skyldigt att följa lagstiftningen gällande hantering av personuppgifter. Personuppgifter om lagöverträdelser får bara behandlas om uppgifterna avser personer i nyckelpositioner eller ledande ställning inom Lerniakoncernen och där det är sakligt motiverat att behandla uppgifterna i särskilt system för visselblåsning för att utreda om personen ifråga varit delaktig i allvarliga oegentligheter som rör bokföring, intern bokföringskontroll, revision, bekämpande av mutor eller andra allvarliga oegentligheter som rör organisationens vitala intressen eller enskildas liv och hälsa. Laglig grund för sådan behandling är en intresseavvägning där Lernias behov av att upptäcka, utreda och skydda mot allvarliga oegentligheter anses väga tyngre än den registrerades intresse av att inte få dessa personuppgifter behandlade. Så snart Sverige implementerat EU:s direktiv om skydd för personer som rapporterar om överträdelse av unionsrätten gäller den lagliga grunden rättslig förplikelse (Skyldighet att inrätta interna rapporteringskanaler).
Anonymitet
Som anmälare kan du välja om du vill lämna dina kontaktuppgifter eller om du vill vara anonym. Oavsett så tas alla anmälningar på allvar och utreds. För våra externa utredare kan det underlätta det fortsatta arbetet om vi kan kontakta dig för att få kompletterande uppgifter, därför kommer kontaktuppgifter efterfrågas. Det är emellertid alltid helt frivilligt att lämna dessa uppgifter.
Inga IP-adresser registreras och systemet använder inte cookies. Använder du en dator som är uppkopplad mot Lernias system kan det emellertid framgå av Internetloggen i datorn att du har besökt den sida där anmälan görs. Vill du inte att detta ska synas, använd en dator som inte är uppkopplad mot Lernias nätverk.
Personuppgiftsansvar
Lernia AB ansvarar för behandlingen av personuppgifter för sig själv och dotterbolag inom koncernen.
Syftet med registreringen
Personuppgifterna kommer endast att användas för att genomföra utredning av det som rapporterats till Visselblåsarsystemet. I Lernias Visselblåsarpolicy kan du läsa om vilka personer som kan anmälas via detta system. Här kan du också läsa om vilken typ av missförhållanden som kan rapporteras. Enligt Integritetsskyddsmyndighetens, IMY, rekommendation kan du endast rapportera in missförhållanden som avser eller berör personer i ledande befattningar såsom chefer (alla nivåer), ledningsgrupp, övriga nyckelpersoner och styrelse. Gäller ditt ärende övrig personal ska du rapportera ditt ärende direkt till närmaste chef eller HR-avdelningen. Anmäls person som inte tillhör rätt kategori, eller oegentligheten inte är tillräckligt allvarlig, kommer ärendet att avslutas och alla personuppgifter raderas. Du kommer att få ett meddelande i Visselblåsarsystemet om att denna bedömning är gjord och även information om vart du istället kan vända dig med ditt ärende.
Vem tar del av personuppgifterna?
Personuppgifter kommer bara att användas av Lernias Etiska kommittés utredande funktion och av det eventuella externa företag som har fått i uppdrag att ta emot anmälan. Uppgifterna är bara tillgängliga för personer som arbetar med den aktuella utredningen. I vissa fall kan en oberoende IT-konsult anlitas för kriminaltekniska undersökningar. Utredningen kan komma att överlämnas till polis eller annan myndighet, exempelvis Ekobrottsmyndigheten.
Vilka personuppgifter registreras?
Inledningsvis registreras den information som du som anmälare lämnar. Blir det en utredning kommer den information som behövs för att utreda misstankar om oegentlighet att registreras, vilket primärt innefattar namn, befattning, misstanke om oegentlighet samt de omständigheter som ligger till grund för anmälan. Information kommer sedan att hämtas från de källor som anses nödvändiga för att utreda oegentligheten.
Hur länge finns personuppgifterna kvar?
Personuppgifterna raderas tre veckor efter ärendet om anmäld oegentlighet avslutats.
Information till den som anmäls
En person som anmäls i Visselblåsartjänsten kommer att få särskild information om det. Om det skulle kunna äventyra den fortsatta utredningen, kommer informationen inte att lämnas förrän det bedöms att det inte längre föreligger någon sådan fara. Under den tiden lämnas inte heller några så kallade registerutdrag.
Registerutdrag
Som anmälare har du rätt att utan kostnad en gång per år få information om vilka personuppgifter som finns registrerade om dig i Visselblåsartjänsten. En sådan begäran om registerutdrag ska vara skriftlig och undertecknad. Skicka den till 2Secure, Dataskyddsombud, Box 34037, 10026 Stockholm. Om någon uppgift är felaktig, ofullständig eller missvisande, har du rätt att på begäran få den rättad. Ett registerutdrag till anmäld person som har nyckelperson/ledande ställning kommer inte att innehålla information så att du som anmälare kan identifieras. Informationen kan därför komma att sammanfattas.