Stationära tjänstemäns personuppgifter

Denna information är till för dig som har ingått ett Anställningsavtal med Lernia, utan att vara bemanningskonsult. När det i denna information hänvisas till Anställningen, menas Anställningen enligt Anställningsavtalet. För att kunna utföra sin verksamhet och sköta Anställningen är det nödvändigt för Lernia att behandla en del personuppgifter om dig.

Dataskyddsförordningen

I Sverige gäller Dataskyddsförordningen och andra föreskrifter till skydd för behandling av personuppgifter. Bestämmelserna syftar till att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks genom felaktig behandling av personuppgifter. Lernia får därför bara behandla dina personuppgifter i enlighet med gällande regler. 

Lernia månar om din integritet. En viktig del i integritetsskyddet är att informera dig om vilken behandling som sker och för vilka ändamål. Det sker genom den information du nu läser.

Personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträden inom Lernia-koncernen

Lernia AB är personuppgiftsansvarig för Anställningen och den som ansvarar för behandling av dina personuppgifter, detta även om du är anställd av ett annat bolag inom Lerniakoncernen. Lerniakoncernen utgörs f.n., förutom av Lernia AB, bl.a. av Lernia Bemanning AB och Lernia Utbildning AB. De insamlade personuppgifterna kan för Lernia AB:s räkning komma att behandlas av ett eller flera av dessa koncernbolag. I dessa användarvillkor används Lernia AB för att beteckna den personuppgiftsansvarige och Lernia för att allmänt hänvisa till ett eller flera bolag inom Lerniakoncernen.

Kontakt

Lernia AB
Box 787
801 29 Gävle

Växel: 0771-650 650
E-post: info@lernia.se

Dataskyddsombud

Om du anser att Lernia behandlar uppgifter om dig i strid med dataskyddsförordningen, ska du i första hand kontakta Lernias dataskyddsombud som hjälper dig med ärendet via adressen dpo@lernia.se.

Om du inte är nöjd med det svar du får har du rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY.

IT-säkerhet

Lernia behandlar personuppgifter om dig inom en mycket väl skyddad IT-miljö.

Personuppgifter, behandling och ändamål m.m.

Här följer information om vilka personuppgifter som behandlas samt hur och för vilka ändamål.

Former av personuppgifter

Personuppgifterna kan förekomma i många former, t.ex. skriftligen, muntligen, som bild, film- eller ljudinspelning. Uppgifter kan förekomma i presentationer, e-post, sms-meddelanden, text- eller excel-filer eller andra datafiler, dokument som du själv upprättat och liknande.

Ändamål; generellt

Uppgifterna om dig ska primärt användas för att administrera och i övrigt sköta alla uppgifter som hör ihop med Anställningen, så som att sköta löneutbetalningar, beräkna semesterdagar, se till att andra förmåner blir korrekt beräknade eller lämnade, t.ex. pensionsförsäkringspremier, semesterersättning, ob-tillägg eller liknande. Lernia kan också komma att behandla personuppgifter för att hävda eventuella rättsliga anspråk, t.ex. inför en framtida rättstvist. Fler specifika personuppgiftsbehandlingar och ändamål med dem anges nedan.

Personliga grunduppgifter

Det är t.ex. fråga om personliga grunduppgifter såsom namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-postadress. Dessa uppgifter är nödvändiga bl.a. för att kunna kommunicera effektivt med dig, på ett effektivt sätt kunna identifiera dig, och över huvud taget kunna vidta någon vidare åtgärd för dig eller utföra Anställningen, dvs. på ett relevant sätt göra sökningar och administrera anställningen.

Personnummer eller andra identifikationsnummer

Lernia kommer att behandla ditt personnummer eller, i förekommande fall, andra identifikationsnummer. Lernias bedömning är att det är så viktigt för Lernias verksamheter att identifikationen är helt säker att behandlingen sker på laglig grund i form av ett övervägande intresse, samt på grund av rättslig skyldighet i kommunikation med eller uppgiftslämnande till Skatteverket, Försäkringskassan eller andra myndigheter. Uppgiften behövs även för säker behörighetsadministration och i kommunikation med myndigheter.

Nationalitet

Lernia måste, enligt lag, ta hänsyn till rättsregler om anställning av personer som inte är medborgare i ett EES-land m.m. Uppgifter om nationalitet eller i vart fall om en person är medborgare i ett EU-land, EES-land eller något land utanför de nämnda områdena kan därför vara nödvändiga att behandla. Viss personal kan komma att arbeta i säkerhetsskyddsklassade uppdrag.

Uppgifter om kompetenser, erfarenhet, CV-uppgifter m.m.

Det är nödvändigt att behandla för Anställningen vanligen förekommande uppgifter om kompetenser och erfarenheter, t.ex. av det slag som förekommer i en sedvanlig CV eller meritförteckning, uppgifter om dina önskemål om branschinriktning, yrke, vidareutbildning, karriärönskemål, inkomstönskemål och -läge, om din utbildning, kompetens och erfarenhet, egenskaper, färdigheter, din självskattning eller din chefs bedömning i olika avseenden, din kompetensutveckling och kompetensplanering, yrkesmässiga och andra intressen, anställningsuppgifter, tidigare och nuvarande arbetsuppgifter, betyg, intyg, språkkunskaper, uppgifter från referenser och dylikt eller andra adekvata och relevanta uppgifter om liknande eller andra relevanta förhållanden. Uppgifterna behövs för att bemanna organisationen på bästa sätt. De nu angivna behandlingarna görs även för att det av olika skäl är nödvändigt för anställningsförhållandet. Exempelvis för att det ska gå att hålla kvalitativa och effektiva utvecklingssamtal, lönesamtal eller andra medarbetarsamtal. Vidare för att du ska hamna i rätt löneläge, få rätt lön (bl.a. p.g.a. individuell lönesättning), bedöma utbildningsbehov, interna karriärmöjligheter, för internrekrytering, kunna förhandla sakligt med ditt fackförbund eller andra till nu aktuella uppgifter knutna anställningsförhållanden. 

Både positiva och mindre positiva värderingar kan förkomma, de ska dock vara rättvisande och får naturligtvis inte vara kränkande i rättslig mening.

Personlighets- och kompetenstester; Kompetensprofil

Personuppgifter om dig kan komma att användas i personlighets- eller kompetenstester. Det går i så fall till så att du deltar i testet och det är naturligtvis du som lämnar uppgifter om dig själv under testets gång. Lernia kommer i så fall även behandla personuppgifter om dig i form av testresultat, personlighetsprofiler och liknande. Dessa uppgifter kräver normalt ditt samtycke. Om de efterfrågas kommer du då beredas tillfälle att lämna ditt samtycke.

Med stöd av personuppgifterna kan Lernia komma att ta fram en kompetensprofil om dig. Ändamålet med behandlingen är att på ett effektivare sätt kunna ge dig lämpliga anställningsvillkor samt på bästa sätt bemanna organisationen.

Facktillhörighet

I förekommande fall kan uppgift om facktillhörighet behandlas. Ändamål för det är t.ex. att det är nödvändigt för att korrekt handha lönerevision, eventuellt göra avdrag för fackföreningsavgift, korrekt fullgöra förhandlingsskyldighet enligt lag eller kollektivavtal, lämna meddelanden enligt lag eller kollektivavtal, klargöra rätt parter och rätt forum (domstol) vid en tvist rörande anställningen.

Personuppgifter om hälsa

Personuppgifter om hälsa kan i viss utsträckning komma att behandlas, t.ex. om sjukskrivning, vård av barn, friskvård, rehabilitering, arbetsträning, företagshälsovård och liknande. Ändamål för detta är bl.a. att följa och uppfylla anställningsavtalet eller rättsliga förpliktelser i form av att genomföra hälsoövervakning och medicinsk kontroll enligt arbetsmiljölagen, betala rätt sjuklön, göra löneavdrag för karensdag, rapportera till berörda myndigheter, ha korrekt underlag för löneersättning eller andra ersättningar (t.ex. för medicin eller andra utgifter), säkerställa att Lernia uppfyller sina rättsliga förpliktelser som arbetsgivare, utreda rätt till frånvaro, rehabiliteringsbehov eller andra behandlingsinsatser och liknande. Uppgift om närmaste anhörig behandlas om vederbörande behöver kontaktas p.g.a. olycksfall eller sjukdom som drabbat dig.

Dina hälsouppgifter överförs till annan endast om det finns en rättslig skyldighet, främst p.g.a. kollektivavtal eller vid kontrakt om företagshälsovård, till anhörig om en sådan situation inträffat att det är nödvändigt, eller om det behövs för att skydda dina vitala intressen.

Uppgifter som påverkar anställningen

Uppgifter om arbetsoförmåga, beteenden eller andra omständigheter som ensamma eller tillsammans med andra omständigheter kan utgöra grund för uppsägning, avsked eller andra arbetsrättsliga påföljder. Detta i syfte att säkerställa att Lernia agerar lagenligt i de fall arbetsrättsliga åtgärder vidtas.

Kontroll och loggning

Dina förehavanden i IT-systemen kan komma att kontrolleras och loggas. Ändamålet är att kunna övervaka och följa upp att ditt arbete utförs korrekt och i enlighet med interna föreskrifter och rutiner. Andra ändamål är säkerhet och informationssäkerhet, lås och inpassering.

Publicering på webbplats

Arbetsrelaterad information inklusive fotografi kan publiceras på Lernias webbplats. Detta gäller först och främst Lernias högsta ledning, men även andra chefer eller personer med kundorienterade arbetsuppgifter.

Personuppgifter relaterade till arbetsrätten

Personuppgifter som behövs för att följa gällande kollektivavtal, medbestämmandelagen, lagen om anställningsskydd, arbetsmiljölagen m.fl. lagar på arbetsrättens område, erlägga gruppliv-, pensionspremier eller andra försäkringsavgifter, upprätta korrekta turordningslistor och liknande.

Skyddade personuppgifter

Även om dina personuppgifter är skyddade måste Lernia i regel behandla dem som om de inte vore det. Du måste dock, när det är lämpligt, dvs. om du har skyddat personnummer eller kvarskrivning informera Lernia om detta, så att Lernia kan vidta lämpliga skyddsåtgärder. Om du skulle ha ändrad identitet utgår vi från att du normalt inte upplyser om den saken.

Kreditupplysningar

Lernia kan komma att inhämta kreditupplysningar för att undersöka om du har eventuella betalningsanmärkningar. Detta gäller endast beträffande vissa befattningar. Kreditupplysning inhämtas enbart om Lernia har ett legitimt behov att ta del av uppgifterna, det vill säga en anledning att göra en ekonomisk riskbedömning beträffande dig. Ett sådant behov kan vara att du i din anställning kan komma att ha ett stort ekonomiskt ansvar. Det kan även finnas fall där det finns en rättslig skyldighet att vidta sådana åtgärder.

Lernia använder i så fall endast välrenommerade kreditupplysningsföretag och har säkerställt att dessa har en process på plats för säker hantering av personuppgifter.

Laglig grund för behandling och samtycke

Vår bedömning är att merparten av de personuppgifter som du lämnar till Lernia, eller Lernia samlar in från dig, får behandlas för att vi ska kunna fullgöra Anställningsavtalet med dig på bästa och effektivaste sätt. Men även för att Lernia ska kunna fullgöra sina skyldigheter enligt rättsregler om t.ex. arbetsrätt, redovisning och skatter. Lernia har dessutom ett starkt intresse av att behandla personuppgifterna för att kunna sköta sin löpande verksamhet inom t.ex. administration, försäljning, fakturering och uppföljning.

De lagliga grunderna för Lernias behandling av dina personuppgifter är:

• Anställningsavtalet med dig
• Rättslig förpliktelse
• Intresseavvägning
• Samtycke

Anställningsavtalet med dig

Det är genom detta avtal vi har rätt att behandla dina personuppgifter. Det görs för att administrera anställningen, såsom att behandla kontaktuppgifter till anhörig, att skicka löneuppgifter till bank och Skatteverket, att skapa upp konton i vår IT-miljö och på liknande vis se till att erbjuda arbetsverktyg och ersättning för ditt utförda arbete. 

Intresseavvägning

Lernia har även, så som arbetsgivare och målsättning att vara en god sådan, samt genom sin verksamhet inom bl.a. bemannings-, rekryterings- och utbildningsbranscherna, ett starkt intresse av att kunna identifiera talangfulla medarbetare för att bemanna verksamheten på bästa och effektivaste sätt.

Detta Lernias intresse kan i regel anses väga tyngre än ditt intresse av att uppgifterna inte behandlas. Den personuppgiftsbehandling som sker är generellt sett en förutsättning för att kunna erbjuda dig en meningsfull, effektiv och ändamålsenlig anställning.

Vi behandlar därför uppgifter för att planera arbete (inkl. semester), göra enkäter, erbjuda utbildningar, motverka IT-incidenter som intern marknadsföring av vår verksamhet samt för att publicera foto på högre chefer på vår hemsida. 

Rättslig förpliktelse

Med rättslig förpliktelse menas att vi har en skyldighet enligt lag eller avtal att behandla dina personuppgifter. Det kan t.ex. finnas skyldighet enligt arbetsmiljölagen, kollektivavtal, bokföringsskyldighet enligt bokföringslagen, diskrimineringslagstiftning, skattelagstiftning, rapporteringsskyldighet till CSN och Försäkringskassan m.m. Vi kan också vara skyldiga enligt kollektivavtal att dela uppgifter till fackförbund.

Samtycke

I undantagsfall kan samtycke krävas för en behandling. Det kan gälla behandlingar som inte är nödvändiga inom ramen för din anställning och/eller känsliga uppgifter i en specifik situation. Samtycket ska vara informerat och frivilligt. Om behov av samtycke finns kommer du att ges möjlighet att lämna ett sådant.

Känsliga personuppgifter som Lernia inte samlar in aktivt

Du ansvarar själv för att inte registrera eller lämna Lernia känsliga personuppgifter som saknar relevans för Anställningen. Om så ändå sker har Lernia rätt att radera uppgifterna. Ändamålet för en sådan radering är att Lernia inte i onödan vill behandla känsliga personuppgifter om dig.

Utlämnande av personuppgifter

Dina personuppgifter kan komma att lämnas ut till myndigheter eller andra bolag inom Lernia-koncernen, eller i begränsad omfattning till Lernias samarbetspartners eller kunder.

Resultat från drogtester

Drogtester kan aktualiseras om det finns grund för att tro att rehabilitering krävs eller om det finns skälig misstanke om missbruk som påverkar arbetet eller det är nödvändigt för att upprätthålla tillfredsställande säkerhet. Resultat från drogtester är en uppgift om hälsa. Behandlingen är normalt tillåten om den är nödvändig på grund av de ovan nämnda fallen.

Det kan också bli fråga om frivilliga drogtester. I så fall kommer Lernia att inhämta samtycke från dig för behandlingen av resultaten.

Screening mot sanktionslistor

Kunder till Lernia kan komma att ställa krav på att anställda kontrolleras mot olika sanktionslistor och andra typer av register. Lernia får endast göra sådana kontroller under kontroll av myndighet eller om Integritetsskyddsmyndigheten, IMY, beviljat undantag för sådan typ av behandling. Lernia har därför rutiner för att hantera begäran om så kallad "screening" mot sanktionslistor m.m.

Uppgifter ur belastningsregister eller annars om brott

All behandling av uppgifter om en anställds uppgifter ur belastningsregistret, fällande domar i brottmål och liknande är förbjuden. Lernia behandlar därför inte, i Dataskyddsförordningens mening, sådana uppgifter. Lernia kan däremot komma att ställa frågor om den här aktuella typen av förhållanden och även kräva att den anställde uppvisar t.ex. utdrag ur belastningsregistret. Lernia kan registrera att en anställd har tillfrågats eller uppvisat ett utdrag e. dyl. Informationen i sig om eventuella lagöverträdelser kommer däremot inte att registreras.

Uppgifter om brott kan komma att behandlas också om du gör något brottsligt i tjänsten eller under sådana omständigheter att vad du gjort kan läggas till grund för Lernias rättsliga anspråk mot dig, Lernias skyldighet att agera eller liknande. Detta i synnerhet om det är nödvändigt för att vidta, eller i efterhand förklara eller försvara, arbetsrättsliga eller andra åtgärder mot dig, såsom polisanmälan.

Lagring av dina personuppgifter

Lernias register för lagring av personuppgifter finns normalt inom EU/EES. Om överföring av personuppgifter görs till land utanför EU/EES-området sker det med stöd av godkänd överföringsnyckel enligt artikel 45 eller 46 i GDPR.

Säkerhet och sekretess

De personuppgifter som du lämnar lagras och behandlas under sekretess i enlighet med Lernias interna riktlinjer.

Lagringstid och gallring

Lernia lagrar anställdas personuppgifter i enlighet med följande.

Ändamålet för lagringen är att under den tid som är nödvändig spara uppgifter om dig för att kunna fortsätta administrera och sköta Anställningsavtalet.

På grund av din anställning behandlar Lernia uppgifterna om dig så länge anställningen varar och lagrar dem därefter i ytterligare sju år. Om du är intermittent anställd (timanställd) behandlar Lernia uppgifterna om dig så länge du inte säger upp dig från den intermittenta anställningen, och lagrar dem i sju år från uppsägningen. Skälet för den fortsatta lagringen är att säkerställa att Lernia t.ex. uppfyller bokföringslagen och kan hävda rättsliga anspråk, om det skulle bli en tvist mellan den f.d. anställda och Lernia. Om en tvist inleds, lagras uppgifterna till dess att tvisten slutligen har avgjorts och i ytterligare ett år.

Alla lagringstider gäller med undantag för om det skulle finnas en rättslig skyldighet att lagra dem längre tid än som angetts.

Dina rättigheter

1. Din rätt till tillgång

Enligt Dataskyddsförordningen har du rätt till tillgång till viss information från den personuppgiftsansvariga och dennas behandling av dina personuppgifter. Du har rätt att förses med en kopia av de personuppgifter som är under behandling.

2. Din rätt till rättelse

Du har rätt att vända dig till Lernia för att få felaktiga uppgifter rättade. Du har också rätt att komplettera med sådana personuppgifter som saknas och som är relevanta med hänsyn till ändamålet med personuppgiftsbehandlingen.

Du har också rätt att begära att få information om till vem uppgifter har lämnats ut.

3. Din rätt till radering

Du har rätt att vända dig till Lernia för att be att uppgifterna som avser dig raderas.

Uppgifterna måste raderas i följande fall:

• Om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för
• Om behandlingen grundar sig endast på ditt samtycke och du återkallar samtycket
• Om behandlingen sker för direktmarknadsföring och du motsätter dig att uppgifterna behandlas
• Om du motsätter dig personuppgiftsbehandling som sker efter en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl att fortsätta behandlingen som väger tyngre än ditt intresse av att uppgifterna inte längre behandlas
• Om dina personuppgifter har behandlats olagligt
• Om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet

Om uppgifter raderas på din begäran behöver Lernia också informera dem som Lernia har lämnat ut uppgifter till om raderingen. Det gäller dock inte om det skulle visa sig omöjligt eller innebär en alltför betungande insats.

I de situationer där uppgifterna publicerats offentligt ska Lernia vidta rimliga åtgärder för att informera andra som behandlar uppgifterna om din begäran så att även kopior av eller länkar till uppgifterna tas bort.

Det finns undantag från rätten till radering och skyldigheten att informera andra om det är nödvändigt för att tillgodose andra viktiga rättigheter som till exempel rätten till yttrande- och informationsfrihet, för att uppfylla en rättslig förpliktelse, utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning.

Lernia kan också behöva behålla dina tidigare lämnade uppgifter en tid för att uppfylla sina skyldigheter enligt gällande rättsregler eller tillvarata Lernias tyngre vägande rättsliga intressen t.ex. i ärenden om påstådd diskriminering, eller om andra meningsmotsättningar av rättslig natur skulle föreligga.

4. Din rätt att göra invändning mot behandling

Du har i vissa fall rätt att invända mot Lernias behandling av dina personuppgifter.

Rätten att invända gäller när personuppgifter behandlas t.ex. efter en intresseavvägning.

Om du invänder mot behandlingen i sådana fall får Lernia fortsätta att behandla uppgifterna endast om det går att visa att det finns tvingande berättigade skäl till att uppgifterna måste behandlas som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter eller om behandlingen sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

Du har alltid rätt att invända mot att dina personuppgifter används för direkt marknadsföring. En sådan invändning kan göras när som helst. Görs en invändning mot direkt marknadsföring, får personuppgifterna inte längre behandlas för sådana ändamål.

5. Din rätt till dataportabilitet

Personuppgifter som du lämnat till Lernia har du i vissa fall rätt att få ut och använda på annat håll (rätten till dataportabilitet). Lernia är skyldigt att underlätta en sådan överflyttning av personuppgifterna förutsatt att behandlingen sker med stöd av ett samtycke från dig eller för att uppfylla ett avtal med dig.

6. Din rätt att återta samtycke

Du kan återkalla ett samtycke till behandling av personuppgifter. En återkallelse av ett lämnat samtycke medför att ytterligare behandling av personuppgifter om dig därefter inte får ske, såvida det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen.

7. Din rätt till begränsning

Du har i vissa fall rätt att kräva att behandlingen av personuppgifter begränsas. Med begränsning menas att uppgifterna markeras så att dessa i framtiden endast får behandlas för vissa avgränsade syften.

Rätten till begränsning gäller bland annat när du anser att uppgifterna är felaktiga och har begärt rättelse. I sådana fall kan du även begära att behandlingen av uppgifterna begränsas under tiden uppgifternas korrekthet utreds.

När begränsningen upphör ska du informeras om detta.

8. Din rätt till att inge klagomål

Om du anser att Lernia behandlar uppgifter om dig i strid med dataskyddsförordningen, ska du i första hand kontakta Lernias dataskyddsombud som hjälper dig med ärendet. Ytterst kan du också lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY.

9. Din rätt till skadestånd

Om du har lidit skada på grund av att dina personuppgifter har behandlats i strid med dataskyddsförordningen kan du ha rätt till skadestånd av Lernia och/eller personuppgiftsbiträden som Lernia använt.

Om du upplever en sådan situation kan du kontakta Lernias dataskyddsombud som hjälper dig utreda frågan.

Skadeståndsanspråk kan riktas till Lernia eller personuppgiftsbiträden Lernia använt. Dessa tar då ställning till anspråket. Du kan också låta en domstol avgöra om du har rätt till skadestånd.