Personuppgifter i Lernias omställningsverksamhet

Så hanterar Lernia dina uppgifter

1. Dataskyddsförordningen

Lernia månar om din integritet och behandlar dina personuppgifter endast i enlighet med gällande regler. I Sverige gäller Dataskyddsförordningen och andra föreskrifter till skydd för behandling av personuppgifter. Bestämmelserna syftar till att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks genom felaktig behandling av personuppgifter. En viktig del i integritetsskyddet är att informera dig om vilken behandling som sker och för vilka ändamål. Det sker genom den information du nu läser.

2. Personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträden inom Lernia-koncernen

Lernia AB är personuppgiftsansvarig för Tjänsten och den som ansvarar för behandling av dina personuppgifter. Lerniakoncernen utgörs f.n., förutom av Lernia AB, bl.a. av Lernia Bemanning AB och Lernia Utbildning AB. De insamlade personuppgifterna kan för Lernia AB:s räkning komma att behandlas av ett eller flera av dessa koncernbolag. I dessa användarvillkor används Lernia AB för att beteckna den personuppgiftsansvarige och Lernia för att allmänt hänvisa till ett eller flera bolag inom Lerniakoncernen.

Kontakt

Lernia AB
Box 787
801 29 Gävle

Växel: 0771-650 650
E-post: info@lernia.se

Dataskyddsombud

Om du anser att Lernia behandlar uppgifter om dig i strid med dataskyddsförordningen, ska du i första hand kontakta Lernias dataskyddsombud som hjälper dig med ärendet via adressen dpo@lernia.se.

Om du inte är nöjd med det svar du får har du rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY.

3. IT-säkerhet

Lernia behandlar personuppgifter om dig inom en mycket väl skyddad IT-miljö. De personuppgifter som du lämnar lagras och behandlas under sekretess i enlighet med Lernias interna riktlinjer.

4. Personuppgiftsbehandlingar

Lernia utför bl.a. följande typer av personuppgiftsbehandlingar:

Insamling, inhämtande, registrering, kommunikation, organisering, lagring, förevisande, bearbetning, användning, ändring, sökning, utlämnande, spridning, sammanställning, samkörning, analys, bedömning, i förekommande fall blockering, utplåning eller förstöring.

Behandlingarna utförs i Lernias IT-system och i e-post. Ibland utförs behandlingar i Kunders, samarbetsparters eller myndigheters IT-system.

5. Behandlade personuppgifter och ändamål m.m.

Här följer information om vilka personuppgifter som behandlas samt hur och för vilka ändamål. Enkelt uttryckt behandlar Lernia huvudsakligen de uppgifter du själv lämnar eller laddar upp till Lernia. Lernia kan dock även komma att göra egna insamlingar av personuppgifter. Det sker i så fall på det sätt som beskrivs i denna information.

Former av personuppgifter

Personuppgifterna kan förekomma i många former, t.ex. skriftligen, muntligen, som bild, film- eller ljudinspelning.

Generellt ändamål

Uppgifterna om dig ska primärt användas för att utföra Tjänsten. Det innebär alltså att ge dig den service Tjänsten omfattar och att fullgöra Lernias skyldigheter mot din arbetsgivare, ditt fackförbund, Trygghetsorganisation (t.ex. Kollektivavtalsstiftelsen Trygghetsfonden [TSL]) eller andra uppdragsgivare, i förekommande fall du själv. Det gäller också att på olika sätt administrera Tjänsten som sådan. Ytterligare ändamål framgår i det följande.

Personliga grunduppgifter

Det är t.ex. fråga om behandling av personliga grunduppgifter såsom namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-postadress. Dessa uppgifter är nödvändiga bl.a. för att kunna kommunicera effektivt med dig eller den som skickat dig (Lernias uppdragsgivare), på ett effektivt sätt kunna identifiera dig, och över huvud taget kunna vidta någon vidare åtgärd för dig eller utföra Tjänsten, dvs. på ett relevant sätt administrera tjänsten m.m. Men även för att kunna skicka information och tips till dig.

Personnummer eller andra identifikationsnummer

Lernia kan komma att behandla ditt personnummer eller, i förekommande fall, andra identifikationsnummer. Lernia kommer att göra detta om Lernia bedömer att det är så viktigt för Lernias verksamheter att identifikationen är helt säker, uppgiften behövs för säker behörighetsadministration, för att säkert kunna presentera rätt kandidater för Lernias kunder eller om en rättslig förpliktelse till behandlingen föreligger eller liknande.

Även diarienummer, projektnummer eller liknande hos din arbetsgivare, Trygghetsorganisation etc. kan komma att behandlas, detta för att underlätta kommunikationen med dessa parter.

Arbetsgivare eller fackförbund

Uppgifter behövs om din arbetsgivare, fackförbund eller annan uppdragsgivare, detta bl.a. för att kunna kommunicera med och inhämta information från dem om utförandet av Tjänsten med avseende på just dig, överlämna återrapportering till uppdragsgivaren etc.

Information om uppsägningstid, om anställningen har upphört eller inte

Behandling av uppgifter om din anställnings sluttid behövs eftersom Lernia ofta måste återrapportera till sin uppdragsgivare inom en viss tid därefter (t .ex. inom 12 månader när det gäller TSL).

Uppgifter om kompetenser, erfarenhet, CV-uppgifter m.m.

Det är nödvändigt att behandla för Tjänsten vanligen förekommande uppgifter såsom sedvanligt CV eller meritförteckning, uppgifter om dina önskemål om branschinriktning, yrke, vidareutbildning, karriärönskemål, om din utbildning, kompetens och erfarenhet, egenskaper, färdigheter, din självskattning i olika avseenden, din kompetensutveckling och kompetensplanering, yrkesmässiga och andra intressen, anställningsuppgifter, tidigare och nuvarande arbetsuppgifter, betyg, intyg, språkkunskaper, uppgifter från referenser och dylikt eller andra adekvata och relevanta uppgifter om liknande eller andra relevanta förhållanden som har betydelse för möjligheten att matcha dig rätt. Detta vare sig matchningen är till jobb, bemanningsuppdrag eller utbildning.

Språk

I förekommande fall kan uppgifter om dina språkkunskaper behandlas, t.ex. om det behövs för att bedöma behov av och besluta om tolk eller liknande.

Personlighets- och kompetenstester; Kompetensprofil

Personuppgifter om dig kan komma att användas i personlighets- eller kompetenstester. Det går i så fall till så att du själv samtycker till att du deltar i testet och att du lämnar uppgifter om dig själv under testets gång samt till behandlingen av resultat av ett test. Lernia kommer i så fall även behandla personuppgifter om dig i form av testresultat, personlighetsprofiler och liknande.

Med stöd av personuppgifterna kan Lernia komma att ta fram en kompetensprofil om dig. Ändamålet med behandlingen är att på ett effektivare sätt kunna matcha dig mot ett lämpligt yrke eller utbildning.

6. Laglig grund för behandling och samtycke

Vår bedömning är att merparten av de personuppgifter som du, frivilligt, lämnar till Lernia får behandlas utan samtycke på följande lagliga grunder. Det gäller bl.a. för att vi ska kunna fullgöra Tjänsten på bästa och effektivaste sätt. Men även för att Lernia ska kunna fullgöra sina skyldigheter enligt rättsregler om t.ex. arbetsrätt, redovisning och skatter. Lernia har dessutom ett starkt intresse av att behandla personupp­gifterna för att kunna sköta sin löpande verksamhet inom t.ex. administration, försäljning, fakturering och uppföljning.

De lagliga grunderna för Lernias behandling av dina personuppgifter är:

• Avtalet med dig (i förekommande fall)
• Intresseavvägning
• Rättslig förpliktelse
• Samtycke

Avtalet med dig

Avtalet är det avtal om Tjänsten som gäller dig. Det är genom detta avtal vi har rätt att behandla dina personuppgifter. Behandlingen kan ske genom kontakt med arbetsgivare och andra intressenter i syfte att erbjuda dig det avtalet säger.

Intresseavvägning

Lernia har, så som verksamt inom karriärväxlings-/omställningsbranschen ett starkt intresse av att kunna möjliggöra karriärväxling eller omställning på ett relevant sätt. Detta innebär bl.a. att få en bild av och analysera deltagarnas bakgrund och kompetens samt önskade inriktning när det gäller framtida karriär eller utbildning.

Detta Lernias intresse kan, med hänsyn till de nämnda verksamhetsområdena, i regel anses väga tyngre än ditt intresse av att uppgifterna inte behandlas. Detta särskilt som Tjänsten är till för dig. Du har då själv ett intresse av att behandlingarna sker. Den personuppgifts­behandling som sker är generellt sett en förutsättning för att kunna erbjuda dig en meningsfull, effektiv och ändamålsenlig Tjänst.

Rättslig förpliktelse

Med rättslig förpliktelse menas t.ex. bokföringsskyldighet enligt bokföringslagen, diskrimineringslagstiftning, skattelagstiftning. Vi lutar oss mot denna rättsliga grund för att behandla uppgifter om dig som vi har eller har haft avtal med där vi erhållit ersättning för utförd tjänst. Det innebär att vi måste behandla och spara vissa uppgifter i sju bokföringsår. 

Samtycke

För vissa uppgifter krävs ditt samtycke som laglig grund. Om uppgifterna är känsliga enligt GDPR och det inte finns någon annan laglig grund för att behandla dem, krävs ditt uttryckliga samtycke. Samtycket ska vara informerat och frivilligt. Om behov av samtycke finns kommer du att få möjlighet att lämna sådant. Normalt använder vi oss inte av denna rättsliga grund.

7. Personuppgifter som Lernia inhämtar samtycke för

Lernia inhämtar samtycke för behandling av följande kategorier av personuppgifter:

• Uppgifter som är resultatet av personlighets- eller kompetenstester eller att personuppgifter behandlas i form av att sådana tester görs. Uppgifter som har att göra med sådana tester kan även komma att behandlas av Lernias externa personuppgiftsbiträden.
• I den mån Lernia aktivt samlar in s.k. känsliga personuppgifter utöver dem som nämnts ovan inhämtas normalt samtycke, såvida inte någon laglig grund för undantag från kravet på samtycke föreligger.

8. Känsliga personuppgifter som Lernia inte samlar in aktivt

Du ansvarar själv för att inte registrera eller lämna Lernia känsliga personuppgifter som saknar relevans för Tjänsten. Om så ändå sker har Lernia rätt att radera uppgifterna. Ändamålet för en sådan radering är att Lernia inte i onödan vill behandla känsliga personuppgifter om dig.

9. Utlämnande av personuppgifter

Insamlade uppgifter kan komma att lämnas ut till Lernias kunder i form av företag eller myndigheter, samarbetsparter eller andra bolag inom Lernia-koncernen.

Som registrerad har du rätt att, efter ansökan hos Lernia AB, i viss utsträckning kostnadsfritt skriftligen få information om behandlingen av de personuppgifter som rör dig. Se artikel 15 i Dataskyddsförordningen.

10. Lernias rätt att på visst sätt ändra i uppgifterna

I förekommande fall, dvs. om du i samband med din ansökan för att presentera dig själv ger in bild, film- eller ljudinspelning till Lernia, godkänner du att Lernia har rätt att fritt förfoga över materialet och även att vid behov justera materialet för att presentera dig på bästa sätt.

Lernia får även möjlighet att avgöra vilken information om dig som visas och när.

11. Lagring av dina personuppgifter

Lernias register för lagring av personuppgifter finns normalt inom EU/EES. Om överföring av personuppgifter görs till land utanför EU/EES-området sker det med stöd av godkänd överföringsnyckel enligt artikel 45 eller 46 i GDPR.

12. Lagringstid och gallring

Lernia lagrar kandidaters personuppgifter i enlighet med följande.

Ändamålet för lagringen är att under den tid som är nödvändig spara uppgifter om dig för att kunna fortsätta utöva Tjänsten enligt Matchningsavtalet.

Om en kandidat registrerat sig på Lernias rekryteringsplattform eller i samband med annan kontakt med Lernia visat intresse för Tjänsten, sparar Lernia uppgifterna i tre (3) år efter det att kandidaten senast var aktiv, till exempel genom att söka jobb, uppdatera kontaktuppgifter och CV eller kontakta Lernia.

Om Lernia samlar in uppgifter under ansöknings-/rekryteringsprocessen, så som själva ansökan, inklusive men inte begränsat till, CV och personligt brev, intervjuanteckningar och uppgifter från referenser, sparas uppgifterna så länge de är nödvändiga för ansökningsförfarandet och därefter i tre (3) år.

Om en person är slutkandidat till viss tjänst, sparas själva ansökan inklusive, men inte begränsat till, CV och personligt brev, intervjuanteckningar och uppgifter från referenser så länge uppgifterna är nödvändiga för ansökningsförfarandet och därefter i fem (5) år.

Om uppgifterna ska sparas under en längre tid än som nämnts för framtida rekrytering hämtar Lernia in samtycke från kandidaten. Alternativt kan kandidaten genom att ingå avtal med Lernia om exempelvis rekryteringstjänster aktivt ha visat ett intresse och godtagit att uppgifterna sparas under längre tid för sådana ändamål.

Uppgifterna kan även sparas under längre tid än vad som framgår av uppställningen ovan om kandidaten aktivt visat ett intresse av andra tjänster än den tjänst som ursprungligen söktes, till exempel genom att kontakta Lernia för att vara tillgänglig för exempelvis nya jobberbjudanden. Om sådana kontakter har förekommit mellan en kandidat och Lernia dokumenteras dessa skriftligen.

Om du anställs av Lernia som bemanningskonsult kommer du inför anställningen att få ytterligare information om Lernias hantering av anställdas personuppgifter.

Kontaktuppgifter; Lernia lagrar kontaktuppgifter under den tid Lernia bedömer att uppgifterna är nödvändiga för att upprätthålla relationen med kandidaten och fullgöra de ändamål för vilka de har samlats in, bl.a. för att bedöma om du är kvalificerad för någon annan ledig tjänst eller för att dela din ansökan. Radering kommer att ske när Lernia får kännedom om att uppgifterna inte längre är adekvata eller relevanta för ändamålet, eller på begäran av dig.

Dina rättigheter

13. Din rätt till tillgång

Enligt Dataskyddsförordningen har du rätt till tillgång till viss information från den personuppgiftsansvariga och dennas behandling av dina personuppgifter. Du har rätt att förses med en kopia av de personuppgifter som är under behandling. För eventuella ytterligare kopior som du begär kommer Lernia ta ut en rimlig avgift på grundval av de administrativa kostnaderna. Dokumentet kommer att skickas i brev till din folkbokföringsadress. En sådan kopia som nämns här kommer inte innehålla uppgifter som bedöms inverka menligt på andras rättigheter och friheter.

14. Din rätt till rättelse

Du har rätt att vända dig till Lernia för att få felaktiga uppgifter rättade. Du har också rätt att komplettera med sådana personuppgifter som saknas och som är relevanta med hänsyn till ändamålet med personuppgiftsbehandlingen.

Du har också rätt att begära att få information om till vem uppgifter har lämnats ut.

15. Din rätt till radering

Du har rätt att vända dig till Lernia för att be att uppgifterna som avser dig raderas. Uppgifterna måste raderas i följande fall:

• Om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för
• Om behandlingen grundar sig endast på ditt samtycke och du återkallar samtycket
• Om behandlingen sker för direktmarknadsföring och du motsätter dig att uppgifterna behandlas
• Om du motsätter dig personuppgiftsbehandling som sker efter en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl att fortsätta behandlingen som väger tyngre än ditt intresse av att uppgifterna inte längre behandlas
• Om dina personuppgifter har behandlats olagligt
• Om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet

Om uppgifter raderas på din begäran behöver Lernia också informera dem som Lernia har lämnat ut uppgifter till om raderingen. Det gäller dock inte om det skulle visa sig omöjligt eller innebär en alltför betungande insats.

I de situationer där uppgifterna publicerats offentligt ska Lernia vidta rimliga åtgärder för att informera andra som behandlar uppgifterna om din begäran så att även kopior av eller länkar till uppgifterna tas bort.

Det finns undantag från rätten till radering och skyldigheten att informera andra om det är nödvändigt för att tillgodose andra viktiga rättigheter som till exempel rätten till yttrande- och informationsfrihet, för att uppfylla en rättslig förpliktelse, utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning.

Lernia kan också behöva behålla dina tidigare lämnade uppgifter en tid för att uppfylla sina skyldigheter enligt gällande rättsregler eller tillvarata Lernias tyngre vägande rättsliga intressen t.ex. i ärenden om påstådd diskriminering, eller om andra meningsmotsättningar av rättslig natur skulle föreligga. 

16. Din rätt att göra invändning mot behandling

Du har i vissa fall rätt att invända mot Lernias behandling av dina personuppgifter.

Rätten att invända gäller när personuppgifter behandlas t.ex. efter en intresseavvägning.

Om du invänder mot behandlingen i sådana fall får Lernia fortsätta att behandla uppgifterna endast om det går att visa att det finns tvingande berättigade skäl till att uppgifterna måste behandlas som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter eller om behandlingen sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

Du har alltid rätt att invända mot att dina personuppgifter används för direkt marknadsföring. En sådan invändning kan göras när som helst. Görs en invändning mot direkt marknadsföring, får personuppgifterna inte längre behandlas för sådana ändamål.

17. Din rätt till dataportabilitet

Personuppgifter som du lämnat till Lernia har du i vissa fall rätt att få ut och använda på annat håll (rätten till dataportabilitet). Lernia är skyldigt att underlätta en sådan överflyttning av personuppgifterna förutsatt att behandlingen sker med stöd av ett samtycke från dig eller för att uppfylla ett avtal med dig.

18. Din rätt att återta samtycke

Du kan återkalla ett samtycke till behandling av personuppgifter. En återkallelse av ett lämnat samtycke medför att ytterligare behandling av personuppgifter om dig därefter inte får ske, såvida det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen.

19. Din rätt till begränsning

Du har i vissa fall rätt att kräva att behandlingen av personuppgifter begränsas. Med begränsning menas att uppgifterna markeras så att dessa i framtiden endast får behandlas för vissa avgränsade syften.

Rätten till begränsning gäller bland annat när du anser att uppgifterna är felaktiga och har begärt rättelse. I sådana fall kan du även begära att behandlingen av uppgifterna begränsas under tiden uppgifternas korrekthet utreds.

När begränsningen upphör ska du informeras om detta.

20. Din rätt till att inge klagomål

Om du anser att Lernia behandlar uppgifter om dig i strid med dataskyddsförordningen, ska du i första hand kontakta Lernias dataskyddsombud som hjälper dig med ärendet. Ytterst kan du också lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY.

21. Din rätt till skadestånd

Om du har lidit skada på grund av att dina personuppgifter har behandlats i strid med dataskyddsförordningen kan du ha rätt till skadestånd av Lernia och/eller personuppgiftsbiträden som Lernia använt.

Om du upplever en sådan situation kan du kontakta Lernias dataskyddsombud som hjälper dig utreda frågan.

Skadeståndsanspråk kan riktas till Lernia eller personuppgiftsbiträden Lernia använt. Dessa tar då ställning till anspråket. Du kan också låta en domstol avgöra om du har rätt till skadestånd.