Personuppgifter i Lernias företagsutbildningsverksamhet

1. Personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträden inom Lernia-koncernen

Lernia AB är personuppgiftsansvarig för utbildningen och den som ansvarar för behandling av dina personuppgifter. Lerniakoncernen utgörs för närvarande, förutom av Lernia AB, bland annat av Lernia Bemanning AB och Lernia Utbildning AB. De insamlade personuppgifterna kan för Lernia AB:s räkning komma att behandlas av ett eller flera av dessa koncernbolag. I denna information används Lernia AB för att beteckna den personuppgiftsansvarige och Lernia för att allmänt hänvisa till ett eller flera bolag inom Lerniakoncernen.

Kontakt

Lernia AB
Box 787
801 29 Gävle

Växel: 0771-650 650
E-post: info@lernia.se

Dataskyddsombud
Om du anser att Lernia behandlar uppgifter om dig i strid med dataskyddsreglerna, ska du i första hand kontakta Lernias dataskyddsombud som hjälper dig med ärendet via adressen dpo@lernia.se. Om du inte är nöjd med det svar du har fått har du rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY.

2. Dataskyddsförordningen  

Lernia månar om din integritet och behandlar dina personuppgifter endast i enlighet med gällande regler. I Sverige gäller Dataskyddsförordningen och andra föreskrifter till skydd för behandling av personuppgifter. Bestämmelserna syftar till att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks genom felaktig behandling av personuppgifter. En viktig del i integritetsskyddet är att informera dig om vilken behandling som görs och för vilka ändamål. Det sker genom den information du nu läser.

3. Vissa definitioner

Uppdragsgivare: Företag, privatpersoner och offentliga uppdragsgivare i form av en kommun, myndighet eller annat offentligt organ, förutom kommun oftast myndigheten för Yrkeshögskolan eller Arbetsförmedlingen.

Utbildningsanordnare: Lernia.

Deltagare: Utbildningsdeltagare från Uppdragsgivare.

4. Personuppgifter, behandling och ändamål m.m.

Här följer information om vilka personuppgifter som behandlas samt hur och för vilka ändamål.

Former av personuppgifter

Personuppgifterna kan förekomma i många former, t.ex. skriftligen, muntligen, som bild, film- eller ljudinspelning.

Ändamål

Generellt för alla personuppgifter om dig gäller att de ska användas för att ge dig service och tillgång till Lernias tjänster, deltagaradministrativa ändamål, dvs. att kunna planera, genomföra och följa upp din utbildning i enlighet med det utbildningsuppdrag Lernia har från sin Uppdragsgivare. Det måste gå att veta vilka som går utbildningen. Lernia behandlar även Deltagarnas personuppgifter för resultatuppföljningar som görs för återrapportering till Uppdragsgivaren. Vid behov vill Lernia kunna kontakta dig rörande utbildningen/aktiviteten och även med erbjudanden om arbete eller utbildning.

Fler specifika personuppgiftsbehandlingar och ändamål med dem anges nedan.

Personliga grunduppgifter

Med personliga grunduppgifter menar vi uppgifter såsom namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-postadress. Dessa uppgifter är nödvändiga att behandla bl.a. för att kunna kommunicera effektivt med dig, på ett effektivt sätt kunna identifiera dig, skapa klass-/grupplistor, sköta den elev-/deltagaradministrativa verksamheten, skicka information till dig och över huvud taget kunna vidta nödvändiga åtgärder för att genomföra din utbildning. Men även för att kunna ta emot dig och erbjuda dig plats i de olika utbildningar Lernia bedriver.

Uppgifter om antagning, reservplats och liknande

Lernia behöver förteckna vilka som ska utbildas, om deltagande påbörjats m.m. för att det ska vara möjligt att sköta uppgiften att utbilda.

Uppgifter om närvaro, frånvaro och liknande

Lernia har behov av att registrera din frånvaro och närvaro. Detta bl.a. för att kunna rapportera till Uppdragsgivaren, korrekt fakturering eller andra åtgärder samt naturligtvis de allmänna ändamålen som anges ovan.

Även uppgifter om befrielse från sådana inslag i undervisningen som är obligatoriska kommer behandlas i förekommande fall.

Uppgifter i form av värderande omdömen

Lernia kan komma att behöva registrera uppgifter om dig i form av värderande omdömen som är relevanta för din utbildning. Ändamålet med den behandlingen är bl.a. att ha relevant dokumentation till grund för återrapportering till Uppdragsgivaren.

Uppgifter om utbildningsinriktning och innehåll

Lernia har behov av att upprätta företeckningar över vilken utbildning du går, ev. kurskoder, start- och slutdatum eller motsvarande.

Personuppgifter i form av fotografier eller dylikt

Personuppgiftsbehandling kan undantagsvis förekomma i form av att Deltagare fotograferas av personalen i syfte att dokumentera verksamheten. Något som dock kommer att förutsätta frivillig medverkan, dvs. samtycke. Personuppgiftsbehandling i form av ljud- och filminspelningar kan även förekomma i undervisningssammanhang och elev-/deltagararbeten.

Personnummer eller andra identifikationsnummer

Lernia kommer att behandla ditt personnummer eller, i förekommande fall, andra identifikationsnummer. Lernias bedömning är att det är viktigt för Lernias utbildningsverksamhet att identifikationen är helt säker, bl.a. för att säkert och entydigt kunna ge rätt utbildningsbevis eller intyg till rätt studerande, korrekt rapportering till Uppdragsgivaren, att rätt låntagare av litteratur eller utrustning ska kontaktas för återlämnande av densamma. Uppgiften behövs även för säker behörighetsadministration.

Uppgifter om skyddad identitet

I vissa fall kan deltagare ha någon form av skyddad identitet, skyddad adress, hemligt telefonnummer eller liknande. Om så är fallet måste detta antecknas för att det ska vara görligt att skydda dina uppgifter på det sätt som är tänkt.

5. Känsliga personuppgifter

Behandling av känsliga personuppgifter i utbildningsverksamheten

Lernia hanterar i viss utsträckning känsliga personuppgifter om deltagare i utbildning.

Det kan bli aktuellt att behandla uppgifter om ditt hälsotillstånd, dock endast i den mån det är motiverat för att kunna anpassa utbildningen eller lokalen/lokalerna, till exempel på grund av en funktionsvariation.

6. Laglig grund för behandling och samtycke

Vår bedömning är att merparten av de personuppgifter som du lämnar till Lernia får behandlas utan samtycke på följande lagliga grunder. Det gäller bland annat för att vi ska kunna utföra utbildningen i enlighet med gällande bestämmelser och på ett effektivt samt kostnadsbesparande sätt som i minsta mån leder till onödiga olägenheter. Men även för att Lernia ska kunna fullgöra sina skyldigheter enligt rättsregler om redovisning och skatter. Lernia har dessutom ett starkt intresse av att behandla personupp­gifterna, eftersom det blir mycket svårt att på ett rimligt effektivt sätt bedriva utbildningsverksamhet utan att behandla uppgifterna med stöd av modern teknik.

De lagliga grunderna för Lernias behandling av dina personuppgifter är:

• Rättslig förpliktelse
• Intresseavvägning
• Samtycke

Avtal

Avtalet är det avtal om Tjänsten som gäller vilket är tecknat med det företag eller organisation som skickar uppgifterna om dig. Det är genom detta avtal vi har rätt att behandla dina personuppgifter. Behandlingen kan ske genom kontakt med arbetsgivare och andra intressenter i syfte att erbjuda dig det avtalet säger. 

Rättslig förpliktelse

Lernia är i sin utbildningsverksamhet skyldigt att följa lagar och andra föreskrifter om bokföringsskyldighet, förbud mot diskriminering, skattelagstiftning med mer. Vi lutar oss mot denna rättsliga grund för att behandla uppgifter om dig som vi har eller har haft avtal med där vi erhållit ersättning för utförd tjänst. Det innebär att vi måste behandla och spara vissa uppgifter i sju bokföringsår.

Intresseavvägning

Lernia har, så som enskild utförare av utbildning ett starkt intresse av att kunna sköta sin löpande verksamhet inom t.ex. administration, marknadsföring, försäljning, fakturering och uppföljning.

Detta Lernias intresse kan, med hänsyn till det nämnda verksamhetsområdet, i regel anses väga tyngre än deltagarens intresse av att uppgifterna inte behandlas, i synnerhet som deltagaren får förmodas ha ett eget intresse av att utbildas på ett effektivt sätt.

Samtycke

För vissa uppgifter krävs ditt samtycke som laglig grund. Om uppgifterna är känsliga och det inte finns någon annan laglig grund för att behandla dem, krävs ditt uttryckliga samtycke. Samtycket ska vara informerat och frivilligt. Om behov av samtycke finns kommer du att få möjlighet att lämna ett sådant. Normalt använder vi oss inte av denna rättsliga grund.
 

7. Utlämnande av personuppgifter

Insamlade uppgifter kan komma att lämnas ut till Lernias uppdragsgivare, i förekommande fall till för utbildningen anlitade underleverantörer eller andra bolag inom Lerniakoncernen. Uppgifter kan även behöva komma att lämnas ut till externa samarbetspartners eller andra för utfärdande av intyg, certifiering och behörigheter.

8. Lagring av dina personuppgifter

Lernias register för lagring av personuppgifter finns normalt inom EU/EES. Om överföring av personuppgifter görs till land utanför EU/EES-området sker det med stöd av godkänd överföringsnyckel enligt artikel 45 eller 46 i GDPR.

9. Säkerhet och sekretess

Lernia behandlar personuppgifter om dig inom en mycket väl skyddad IT-miljö.

De personuppgifter som du lämnar lagras och behandlas dessutom under sekretess i enlighet med Lernias interna riktlinjer.

10. Lagringstid och gallring

Lernia lagrar deltagares personuppgifter under den tid som är nödvändig för att fullgöra ändamålet med behandlingen. Lernias gallringstider följer då i huvudsak de föreskrifter och gallringsråd som gäller för de lagar Lernia måste följa, till exempel bokföringslagen, tillämplig skattelagstiftning med mer.

11. Automatiserad behandling och profilering – learning analytics

Delar av Lernias utbildningstjänster är automatiserade. Det innebär att uppgifter om dig samlas, analyseras och struktureras till en studerandeprofil på olika nivåer för att förbättra förutsättningarna för ditt lärande. Detta för att ge stöd för lärares bedömning liksom beslutsstöd. Men även för att få veta mer om din inlärningsprocess. Profilen används för att analysera och förutsäga studieprestationer, beteenden med mer. Uppgifter som samlas in är till exempel en detaljerad loggning av dina aktiviteter, när på dygnet du arbetar i systemet, hur du kommunicerar och interagerar med lärare och andra deltagare och hur aktivt du arbetar med dina olika ämnen i systemet.

Dina rättigheter

12. Din rätt till tillgång

Enligt Dataskyddsförordningen har du rätt till tillgång till viss information från den personuppgiftsansvariga och dennas behandling av dina personuppgifter. Du har rätt att förses med en kopia av de personuppgifter som är under behandling. För eventuella ytterligare kopior som du begär kommer Lernia ta ut en rimlig avgift på grundval av de administrativa kostnaderna. Dokumenten kommer att skickas i brev till din folkbokföringsadress. En sådan kopia som nämns här kommer inte innehålla uppgifter som bedöms inverka menligt på andras rättigheter och friheter.

13. Din rätt till rättelse

Du har rätt att vända dig till Lernia för att få felaktiga uppgifter rättade. Du har också rätt att komplettera med sådana personuppgifter som saknas och som är relevanta med hänsyn till ändamålet med personuppgiftsbehandlingen.

Du har också rätt att begära att få information om till vem uppgifter har lämnats ut.

14. Din rätt till radering

Du har rätt att vända dig till Lernia för att be att uppgifterna som avser dig raderas. Uppgifterna måste raderas i följande fall:

• Om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för
• Om behandlingen grundar sig endast på ditt samtycke och du återkallar samtycket
• Om behandlingen sker för direktmarknadsföring och du motsätter dig att uppgifterna behandlas
• Om du motsätter dig personuppgiftsbehandling som sker efter en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl att fortsätta behandlingen som väger tyngre än ditt intresse av att uppgifterna inte längre behandlas
• Om dina personuppgifter har behandlats olagligt
• Om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet

Om uppgifter raderas på din begäran behöver Lernia också informera dem som Lernia har lämnat ut uppgifter till om raderingen. Det gäller dock inte om det skulle visa sig omöjligt eller innebär en alltför betungande insats.

I de situationer där uppgifterna publicerats offentligt ska Lernia vidta rimliga åtgärder för att informera andra som behandlar uppgifterna om din begäran så att även kopior av eller länkar till uppgifterna tas bort.

Det finns undantag från rätten till radering och skyldigheten att informera andra om det är nödvändigt för att tillgodose andra viktiga rättigheter som till exempel rätten till yttrande- och informationsfrihet, för att uppfylla en rättslig förpliktelse, utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning.

Lernia kan också behöva behålla dina tidigare lämnade uppgifter en tid för att uppfylla sina skyldigheter enligt gällande rättsregler eller tillvarata Lernias tyngre vägande rättsliga intressen till exempel i ärenden om påstådd diskriminering, eller om andra meningsmotsättningar av rättslig natur skulle föreligga. 

15. Din rätt att göra invändning mot behandling

Du har i vissa fall rätt att invända mot Lernias behandling av dina personuppgifter.

Rätten att invända gäller när personuppgifter behandlas till exempel efter en intresseavvägning.

Om du invänder mot behandlingen i sådana fall får Lernia fortsätta att behandla uppgifterna endast om det går att visa att det finns tvingande berättigade skäl till att uppgifterna måste behandlas som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter eller om behandlingen sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

Du har alltid rätt att invända mot att dina personuppgifter används för direkt marknadsföring. En sådan invändning kan göras när som helst. Görs en invändning mot direkt marknadsföring, får personuppgifterna inte längre behandlas för sådana ändamål.

16. Din rätt till dataportabilitet

Personuppgifter som du lämnat till Lernia har du i vissa fall rätt att få ut och använda på annat håll (rätten till dataportabilitet). Lernia är skyldigt att underlätta en sådan överflyttning av personuppgifterna förutsatt att behandlingen sker med stöd av ett samtycke från dig eller för att uppfylla ett avtal med dig.

17. Din rätt att återta samtycke

Du kan återkalla ett samtycke till behandling av personuppgifter. En återkallelse av ett lämnat samtycke medför att ytterligare behandling av personuppgifter om dig därefter inte får ske, såvida det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen.

18. Din rätt till begränsning

Du har i vissa fall rätt att kräva att behandlingen av personuppgifter begränsas. Med begränsning menas att uppgifterna markeras så att dessa i framtiden endast får behandlas för vissa avgränsade syften.

Rätten till begränsning gäller bland annat när du anser att uppgifterna är felaktiga och har begärt rättelse. I sådana fall kan du även begära att behandlingen av uppgifterna begränsas under tiden uppgifternas korrekthet utreds.

När begränsningen upphör ska du informeras om detta.

19. Din rätt till att inge klagomål

Om du anser att Lernia behandlar uppgifter om dig i strid med dataskyddsförordningen, ska du i första hand kontakta Lernias dataskyddsombud som hjälper dig med ärendet. Ytterst kan du också lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY.

20. Din rätt till skadestånd

Om du har lidit skada på grund av att dina personuppgifter har behandlats i strid med dataskyddsförordningen kan du ha rätt till skadestånd av Lernia och/eller personuppgiftsbiträden som Lernia använt.

Om du upplever en sådan situation kan du kontakta Lernias dataskyddsombud som hjälper dig utreda frågan.

Skadeståndsanspråk kan riktas till Lernia eller personuppgiftsbiträden Lernia använt. Dessa tar då ställning till anspråket. Du kan också låta en domstol avgöra om du har rätt till skadestånd.