Utvecklingssamtal som gör skillnad
Rätt utförda kan utvecklingssamtal skapa en positiv arbetskultur och motiverade team men se upp för hur du utvärderar medarbetarnas prestation. Hur kan du som ledare säkerställa att dessa samtal verkligen gör skillnad och inte bara blir en formalitet som bockas av? Vi har sammanställt sju viktiga utgångspunkter för ledare som strävar efter att göra utvecklingssamtalen till en effektiv del av organisationens strategi.
Vad är ett utvecklingssamtal?
En strukturerad och planerad dialog mellan chef och medarbetare, med syfte att diskutera och utvärdera medarbetarens prestationer, kompetens, mål och utvecklingsområden. Så kan en definition av utvecklingssamtal se ut. Även om de flesta organisationer sätter sin egen prägel på den exakta formuleringen, så är det ungefärliga innehållet samma.
Dessa samtal är viktiga för att skapa en tydlig riktning för medarbetarens utveckling och framtid inom organisationen, men också för att bidra till en öppen kommunikation och delaktighet. Genom att investera tid och engagemang i utvecklingssamtalen kan ledaren bygga en positiv kultur, öka medarbetarnas motivation och bidra till ökad produktivitet i verksamheten.
Prestationsutvärdering leder inte alltid till förbättrad prestation
Att bedöma och utvärdera medarbetarnas prestation är i vissa företag ett centralt inslag i utvecklingssamtalen. Anledningen är ofta tanken om att prestationsutvärderingar kan fungera som en katalysator för ökad prestation.
Främst genom att skapa en jämförelsegrund och sporra anställda till att nå sina uppsatta mål. Det kan vara en viktig faktor för arbetsgivare när det kommer till att sätta lön, validera eller följa upp rekryteringar. Men även vid identifiering av vilka behov av kompetensutveckling som behövs.
Värt att reflektera över faktisk påverkan
Trots de teoretiska fördelarna kan det vara värt att reflektera över den faktiska påverkan den här typen av utvärderingar har sett till medarbetarnas prestation. Forskning visar att det inte alltid finns ett entydigt samband mellan prestationsutvärdering och förbättrad prestation. I vissa fall har det till och med konstaterats att feedback om prestation kan leda till sämre resultat.
Hur prestationsbedömningen genomförs är en viktig faktor
Hur kan detta paradoxala samband förklaras? En viktig faktor att beakta är hur prestationsutvärdering genomförs. Här är medarbetarens upplevelse avgörande. Om bedömningen genomförs på ett stödjande och konstruktivt sätt finns stora möjligheter att inspirera till ökad motivation och prestation.
En negativ upplevelse däremot, kan leda till lågt engagemang och minskad vilja att bidra till verksamheten. Exempel på aspekter som ofta uppfattas negativt är om utvärderingsprocessen inte känns rättvis – dvs partisk på något sätt. Dessutom om återkopplingen inte är konstruktiv, eller möjlig att agera på.
7 konkreta punkter
Checklista för ledare som vill förbättra sina utvecklingssamtal
-
Skapa sätt att stämma av kontinuerligt.
Fundera på vilka naturliga tillfällen till avstämningar ni har i er verksamhet. Om det är möjligt – sätt en rutin för kortare samtal med medarbetarna kontinuerligt under året, till exempel varje månad eller kvartal, som ett komplement till det årliga utvecklingssamtalet.
-
Se över hur prestationer bedöms.
Tänk igenom vilka prestationer ni mäter och bedömer idag, och hur de står i relation till motsvarande prioriteringar och mål. Kanske ger det mer att säkerställa tydliga och mätbara mål samt föra en dialog om förväntningarna från båda håll? Överväg att integrera prestationsuppföljning i löpande avstämningar, snarare än att göra dem till en årlig händelse.
-
Involvera medarbetarna.
Gör en plan ihop med medarbetarna för hur ni tillsammans ska genomföra utvecklingssamtalen inom ramen för organisationens övergripande process och fastställda rutiner. Ge också medarbetarna möjlighet att delta i beslutsprocesser som påverkar deras arbete och leder till utveckling.
-
Förbered dig och medarbetaren.
Inför utvecklingssamtal bör du som chef förbereda dig genom att granska medarbetarens prestationer, mål och tidigare utvecklingsplaner. Samla in feedback från olika källor, inklusive kollegor och andra berörda parter. Ge även medarbetaren chans att förbereda sig, genom att till exempel skicka ut kallelse och agenda i god tid. - Ge konstruktiv och användbar återkoppling.
Fokusera på specifika exempel och medarbetarens styrkor när du ger feedback. Var konstruktiv så att återkopplingen går att använda för att utveckla sig vidare. - Lyssna aktivt.
Skapa en öppen och tillitsfull atmosfär där medarbetaren känner sig bekväm att dela sina åsikter och utmaningar. Lyssna aktivt på medarbetarens synpunkter och idéer. -
Följ upp och utvärdera.
Efter utvecklingssamtalet, följ upp regelbundet för att säkerställa att medarbetaren får stöd och möjlighet att arbeta till att nå de uppsatta målen. Anpassa eventuella förändringar i arbetsplanen eller målen om det behövs.
Flera faktorer har betydelse för att maximera nyttan
Chefer och arbetsgivare som vill optimera effekten av arbetet med utvecklingssamtalen har mycket att vinna på att både reflektera, och anpassa sina metoder för hur de genomförs.
Kontinuitet och måltydlighet
Ett nyckelområde att överväga är frekvens och timing. Allt fler arbetar med regelbunden uppföljning och korta avstämningar mellan chef och medarbetare, som ett komplement till – eller rent av ersättning för – det årliga utvecklingssamtalet. Om utvärderingen av medarbetarens prestation görs till en kontinuerlig process, blir den totala upplevelsen mindre dramatisk och laddad. Jämfört med om det är ett möte som sker en gång per år.
Dessutom ger en kontinuerlig utvärdering möjlighet till justeringar och stöd över tid. Ytterligare en styrka är om målen för verksamheten är tydligt formulerade och förståeliga för medarbetaren. Det är viktigt att målen finns med som grund och utgångspunkt för såväl de kortare avstämningarna som det årliga samtalet. Det här bidrar till engagemang eftersom det underlättar medarbetarens generella förståelse. Speciellt för hur hen bidrar till helheten, vilket kan ge en klar riktning för det dagliga arbetet.
Konstruktiv feedback
Fokus i samtalet bör ligga på att ge konkret och positiv feedback som lyfter medarbetarens styrkor. Vi är generellt otroligt känsliga för kritik och negativ feedback. Studier visar att personer som fått negativ feedback under sitt utvecklingssamtal dels upplevde processen som mindre rättvis, dels var mindre benägna att öka sin prestation i förhållande till de som fått positiv återkoppling. Effekten varade dessutom en längre tid och kunde observeras upp till sex månader efter det tillfälle då återkopplingen gavs.
Grundregler för kommunikation med önskad effekt
Även om innehållet är positivt är det viktigt att kommunicera på rätt sätt för att få till önskad effekt. Några grundregler är:
- att använda jag-budskap, det vill säga ”när du agerar så här, känner jag..” i stället för något mer vagt, som ”många tycker..” eller ”jag har hört att..”;
- ge konkreta exempel på beteenden, i stället för att recensera en egenskap eller hur personen är;
- ge feedback så snart som möjligt efter en händelse, eftersom det bidrar till att öka chanserna att mottagaren minns situationen tydligt.
Dialog och lyssnande
I utvecklingssamtalet är det avgörande att chefen inte bara ger information utan också lyssnar aktivt till vad medarbetaren säger. Att vara lyhörd för synpunkter och beredd att anpassa strategier och stöd baserat på medarbetarens behov, skapar en grund till ett fördjupat samarbete samt för ökad tillit. En öppen dialog och lyssnande bidrar också till att skapa en arbetsmiljö där medarbetaren känner sig hörd och respekterad, vilket har positiva effekter på produktivitet och trivsel.
