Så tar du kål på de värsta tidstjuvarna

I dagens höga tempo missar vi lätt information som vi behöver för att utföra en uppgift. Kanske har du fått information av tre personer men saknar svar från den fjärde. Eller så har du fått tre leveranser men den fjärde saknas. Dessutom använder vi allt fler kanaler för informationsutbyte. Det räcker inte med att hålla koll på mejlen utan nu kommuniceras det via molntjänster, chattar och sociala kanaler.

– Förr visste du i alla fall var du skulle börja leta efter information, nu kan det finnas upp till sju ställen att välja på. För att komma till rätta med det här är det viktigt att kommunicera om kommunikation. Vilka plattformar ska vi använda oss av? Och sen måste vi hålla oss till dem, säger Petra Brask, som skrivit böcker om effektiv tidsanvändning samt hjälper företag och organisationer att effektivisera sin tid.

2. Svårt att säga nej

Det sitter djupt rotat i oss att säga ja till saker. Petra Brask menar att det handlar om ett flockbeteende och att vi är rädda att hamna utanför flocken om vi inte ställer upp. För att inte ta på sig för mycket tycker hon att man ska försöka förhandla.

– Kanske kan du göra delar av uppgiften men inte allt. Ge också dig själv lite tid, be att få återkomma med svar. Då hinner du fundera och se om det är görbart. Se över din kalender och vässa dina argument om du måste säga nej. Det är alltid lättare att säga nej om du själv tror på nejet.

Många av oss hanterar ett större informationsflöde i flera kanaler. Dessutom jobbar vi mer i projekt och har kanske tre, fyra personer att svara upp mot i stället för en chef. Inte konstigt att det blir lite rörigt för oss och att mycket tid försvinner till att försöka reda ut vad som gäller.

– Stäm av och tydliggör mål. Det kan låta självklart men vi slarvar ofta med det eftersom vi tänker att alla redan vet vad som gäller. Uppmuntra medarbetarna till dialog, säger Petra Brask.

4. För noggrann

”Good enough” är mycket svårare än det låter. Petra Brask menar att vi ofta glömmer att stämma av kvaliteten på den uppgift vi ska utföra. Du ska prata på ett möte och förbereder noggrant en längre presentation, men personen som bad dig tala kanske bara tänkte att det handlade om två minuter.

– Försök stämma av vad som förväntas. Ofta överlevererar vi, särskilt när vi inte har tydliga instruktioner, då tenderar vi att gå efter vår egen måttstock och ingen är så hård mot oss som vi själva.

5. Ofta avbruten av mejl

Det ständiga plingandet från mejlen i både datorn och telefonen stör. Även om du stänger av ljudet har du ofta aviseringar på och du ser när det trillar in något nytt. Enligt Petra Brask kan det ta upp till 20 minuter att hitta tillbaka till fokus när vi har blivit avbrutna. Hon ger därför rådet att införa struktur kring mejlen och inte sitta med mejlkorgen öppen hela dagen.

– Dels ska du ställa in autofunktionen för lågt prioriterade mejl som till exempel när du är på cc. Det som har hög prioritet ska så klart hamna högst upp i din inkorg. Dels bör du sen avsätta tid i kalendern när du svarar på mejl, gammalt ska inte ligga kvar. Som chef kan det vara bra att låta bli att skicka mejl under sena kvällar och helger eftersom det skickar en signal till medarbetarna att även de borde arbeta då.

Fotnot: PB och Partners gör varje år en mätning där de undersöker vad folk upplever att det är som stjäl deras tid på jobbet. I undersökningen 2019 deltog 1 000 personer.