Så jobbar du med målsamtal för att få mer motiverade medarbetare

Lernia har lång erfarenhet av målsamtal och Maria Arnell, HRBP på Lernia, ser stort värde i arbetet med dem. Hon menar att målsamtal lägger grunden till att verksamheten kan drivas i rätt riktning och skapar ökad motivation hos medarbetarna. Samtalet ska helt enkelt lägga grunden för hur dina anställda ska jobba och utvecklas under året för att bidra till verksamhetens övergripande mål. Här delar hon med sig av sina bästa tips.

Till att börja med är det bra att vara medveten om och reflektera över olika målnivåer och typer av mål. I kontexten: medarbetare – chef – organisation finns tre tydliga kategorier.

·         Strategiska mål och visioner på organisationsnivå. Här handlar det om att förstå organisationens övergripande mål och koppla det till de konkreta arbetsuppgifterna. Chefen behöver se till att det är tydligt för medarbetaren i vardagen hur hen kan bidra till verksamhetens mål och resultat.

·         Förväntningar och krav i rollen. Det här är ett område som lätt glöms bort, särskilt om förväntningarna är outtalade och krav kanske tas för givna. Just därför är de också extra viktiga att prata om, gärna redan under rekryteringsprocessen, eller i början av ett uppdrag. Tänk på att det är medarbetaren som måste få avgöra om förväntningarna är tydliga. Om oklarheter finns på området kan risken öka för stress, vilket i sin tur kan leda till att konflikter uppstår.

·   Individuella mål kring medarbetarens utveckling. En typ av mål som gärna ska vara kopplade till de första två kategorierna, men här kan det också handla om mer personliga mål, till exempel karriärutveckling eller att pröva andra arbetsuppgifter.

När det är dags att formulera målen finns, menar Maria Arnell, en väl beprövad och svårslagen utgångspunkt. Att sträva efter att sätta så kallade smarta mål, där SMART står för Specifikt, Mätbart, Accepterat, Realistiskt och Tidsatt.

 - Just att målen är mätbara och tidsbestämda är superviktigt, det höjer motivationen. Sen ska man inte ha för många mål, det blir jobbigt att hålla reda på. Absolut inte mer än fem, sex mål och de kan vara både stora och små, säger Maria.

Smarta mål är bra för att de ökar tydligheten kring vad som ska göras och inom vilken tidsperiod. De är också mycket användbara på organisationsnivå eftersom de är lätta att koppla ihop med andra medarbetares mål. På så sätt kan de visa på helheten i hur allas arbete bidrar till verksamhetens övergripande mål. Målen kan också bidra till att skapa energi och entusiasm, om de handlar om något medarbetarna verkligen vill uppnå.

Även mer konkreta aspekter har stor betydelse för hur målsamtalet går. Att faktiskt boka in samtalet i kalendern; avsätta tillräckligt med tid; välja en plats som är neutral och trevlig; att skicka agenda i förväg, är enkla åtgärder som till och med kan kännas så självklara att de missas helt.

Maria Arnell betonar vikten av att båda parter ska komma förberedda till samtalet. Några veckor i förväg bör man därför mejla medarbetarna och berätta att det är dags för målsamtal.

 - På Lernia använder vi oss av en mall som vi följer. Det förväntas även att alla anställda kliver fram och tar ansvar. Det är också viktigt att medarbetaren har en uppfattning om företagets övergripande mål, strategier och affärsplaner, säger Maria.

När det gäller agendan har många organisationer färdiga mallar att använda till just målsamtal. Om så är fallet är de naturligtvis utmärkta att utgå ifrån. Om det däremot inte finns någon mall bör du i förväg tänka till lite extra kring samtalet. Vilken struktur ska gälla för innehållet? Strukturen för målsamtalet behöver inte vara omfattande utan kan till exempel se ut så här:

• Tillbakablick. Vad har hänt från förra samtalet och hur väl har målen uppnåtts?

• Nuläge. Hur ser situationen ut idag?

• Framtid. Blicka framåt, vad vill vi och vad behöver vi göra? Vad finns det för mål, krav, förväntningar, drömmar?

När målen väl är satta behöver kontinuerliga avstämningsmöten hållas, från uppföljning om hur det går, till att hålla dialogen levande. Traditionellt sett har många organisationer följt en struktur där årliga målsamtal varit standard. Idag ser dock de flesta att kortare avstämningar, som dessutom hålls med mindre intervall, leder till mer effektiva resultat.

 -  Se det ni kommit fram till under målsamtalet som ett levande dokument. Utvecklingen sker snabbt i samhället, så det gäller att vara flexibel och anpassa målen efter verkligheten, avslutar Maria Arnell.

Målsamtalen kan också ligga till grund för löneprocessen. Men viktigare än att nå målet tycker Maria Arnell är att se att personen hela tiden strävar och gör sitt yttersta.

– Det behöver inte vara måluppfyllande som avgör lönen, snarare är det hur du har jobbat mot målen som är avgörande. Har du verkligen försökt? Det kan vara ett mål som har ändrats eller som inte fungerade, hur har du kommunicerat det till din chef, har du bett om hjälp när du behövt?