Håll igång produktiviteten med semestervikarier!

Den stora utmaningen inför, och under sommaren, är att hantera personalbemanningen. Helt enkelt därför att många anställda tar semester under denna period. Det kan orsaka högre arbetsbelastning för de medarbetare som är kvar, vilket i sin tur kan leda till utmattning och minskad produktivitet. Därför bör man planera i förväg för att säkerställa att det finns tillräckligt med personal på plats! 

 

 - Planeringen brukar vara det som företag kämpar med mest, det är svårt att hinna med och många är sent ute med att få koll på personalbehovet under sommaren. En annan utmaning är att vissa roller är svåra att hitta personal till. I dessa fall kan det vara fördelaktigt att ta hjälp av ett bolag som är experter på rekrytering. Vi har ofta fler verktyg att tillgå för att hitta personer med just den där specifika erfarenheten eller kunskapen. Vi jobbar med search och screeningtest för att en rekryteringsprocess ska bli så träffsäker och kvalitativ som möjligt. 

 

Många väljer att hyra in tillfällig personal om det behövs, men, menar Sofia; det kan vara svårare än väntat att hitta kvalificerad personal under sommarperioden.   

 

 - Under sommaren kan det råda brist på extrapersonal och konkurrensen om säsongsarbetarna är stor. Det är inte ovanligt att organisationer behöver ta in över 100 personer inför sommaren. Att som företag själv sköta det kan vara svårt då man som chef har den vanliga verksamheten att hantera samtidigt som man rekryterar till sommaren. Därför kan det vara svårt att avsätta tid för att planera sin sommarrekrytering eller sommarbemanning. Då krävs extern hjälp samt en plan för när och vilka kompetenser som behövs.  

Steg 1 - Planera i god tid

Att behålla produktiviteten under sommaren kräver alltså god planering – men hur? Gör en kartläggning över personalbehovet så tidigt som möjligt för att identifiera eventuella luckor i semesterschemat. Med en behovsanalys på plats får ni koll på var ni behöver täcka upp med extra personal, och vilka roller ni kan ersätta internt.  

- Gör en ordentlig behovsanalys och identifiera de roller som kräver specifika kvalifikationer eller särskilda erfarenheter. Många upplever att de har nyckelpersoner som är oersättliga. Det kan handla om personer med specifik systemvana eller särskilda erfarenheter. Till dessa roller kan det krävas lite extra arbete för att hitta en kvalificerad ersättare, om ni inte har interna resurser som kan täcka upp.  

 

För att behålla produktiviteten under sommaren kan det därför vara bra att tänka på att släppa den egna personalen i två till tre semesterperioder, och bemanna verksamheten därefter.  

 

- På så vis så blir ni inte av med alla nyckelpersoner på samma gång. Behåll någon nyckelperson i varje semesterperiod för att täcka den del av personalstyrkan som är på semester, säger Sofia.  

 

Vid planeringen rekommenderar Sofia även att fundera på eventuella långsiktiga behov. Är ni ute efter en tillfällig lösning eller vill ni kanske passa på att prova personal som ni kan ta in på längre sikt?   
 

- Många studenter som jobbar heltid under sommaren är angelägna om att fortsätta jobba extra under resten av året. Att ta in en student kan vara fördelaktigt för att nyttja personens vilja och hunger att lära. Många akademiska utbildningar innefattar ingen praktik och många studenter längtar efter att få omvandla sina teoretiska kunskaper i praktiken, säger Sofia. 

 

Steg 2 - Kom igång med inhyrningsprocessen av extrapersonal  

 

Planerar ni att hyra in extrapersonal är det även här en god idé att inte vänta för länge och därför gå miste om de bäst lämpade kandidaterna. Har ni inte kommit igång med planeringen ännu, trots att semestern snart är här? Ta hjälp av ett bemanningsföretag och dra nytta av deras vana av att snabbt komma igång med en inhyrningsprocess och hitta både små och stora kandidatvolymer på kort tid.  

 - Som bemanningsföretag känner vi till vilka behov verksamheterna vanligtvis har under sommarmånaderna och vi har även god kännedom om bolagen som finns på våra orter runt om i landet. Det gör att vi kan jobba proaktivt. Vi har ett brett nätverk av kandidater och i vissa fall redan anställd personal som kan hoppa in. Oavsett om det är förstärkning av en tillfällig student eller erfaren specialist. 

 

Steg 3 - Inkludera sommarpersonalen tidigt 

 
Tar ni in sommarpersonal är det viktigt att få dem involverade redan från start. För att upprätthålla produktiviteten behöver den nya personalen komma igång med sina arbetsuppgifter så omgående som möjligt. Gör en plan för onboardingen med tydliga riktlinjer gällande arbetsuppgifter och ansvarsområden. För vissa yrkesgrupper kan det även innebära att få en introduktion till viktiga säkerhetsföreskrifter. 

 

 - Det är viktigt att ge konsulterna all praktisk information i god tid och kommunicera förväntningarna. Ska personalen jobba på ett fastställt schema eller bli inringda? Vad kräver rollen? En bra introduktion ger bättre förutsättningar för konsulterna att trivas och vara produktiva under hela perioden. En bra start skapar dessutom trygghet både för konsulten och den befintliga personalen.  

 

Sofias tips är att genomföra onboardingen redan innan uppdraget börjar. Varför inte låta extrapersonalen komma och besöka er? Då får de tillfälle att träffa kollegorna, arbetsledaren och få en känsla för arbetsmiljön. Vid det tillfället kan ni också gå igenom information om företaget, introduktionsdokument, arbetsbeskrivning och praktikaliteter så är personen i fråga klar att arbeta när uppdraget väl startar.