Exitsamtalet – insikterna som stärker din organisation
När en medarbetare väljer att sluta på företaget öppnas en värdefull möjlighet för dig som chef att få insikter och feedback som kan göra din organisation starkare. Genom exitsamtal kan du identifiera förbättringsområden, öka medarbetarnöjdheten och se till att arbetsplatsen blir mer attraktiv för framtida talanger. Här är varför exitsamtal är ett måste – och hur du genomför dem på bästa sätt.
Vad är ett exitsamtal?
Vi lägger ofta stor vikt vid att skapa en bra onboarding för nya medarbetare, men lika viktigt är att ha en genomtänkt offboarding-process. Ett exitsamtal är ett strukturerat avslutande samtal där medarbetare och chef diskuterar medarbetarens erfarenheter, anledningar till att lämna, och andra relevanta frågor. Det ger dig som chef värdefulla insikter och skapar en chans att avsluta anställningen på ett positivt sätt.
Genom att ta reda på varför någon slutar kan du upptäcka brister eller förbättringspotential som annars kan gå obemärkt förbi. Ett exitsamtal är inte bara ett sätt att säga hejdå – det är ett tillfälle att lära och utvecklas som organisation.
Förberedelse inför exitsamtalet
Förberedelsen inför ett exitsamtal är lika viktig som själva mötet. Genom att analysera tidigare samtal och erbjuda möjligheten för anonym feedback kan du säkerställa att du får en så ärlig och öppen dialog som möjligt. Identifiera mönster från tidigare exitsamtal som kan ge värdefulla insikter redan innan mötet äger rum.
Fördelar med exitsamtal
Att genomföra exitsamtal ger flera fördelar för både ledningen och organisationen i stort:
-
Upptäck förbättringsområden: Få insikt om problem eller risker som kan åtgärdas för att stärka verksamheten.
-
Behåll kompetensen: Förstå vad som kan få framtida medarbetare att stanna längre.
-
Feedback på ledarskapet: Få återkoppling på ditt och andra chefers ledarskap, vilket kan hjälpa till att utveckla ledarskapsstilen.
-
Stärk arbetsgivarvarumärket: Öka chanserna att medarbetaren lämnar med en positiv känsla och agerar som ambassadör för företaget även efter sin anställning.
-
Lägre personalomsättning: Med en ökad förståelse för varför medarbetare lämnar kan du vidta åtgärder för att förbättra medarbetarupplevelsen och bli en mer attraktiv arbetsgivare, samtidigt som ni sänker personalomsättningen.
-
Värdefulla nätverk: Den som lämnar kan komma tillbaka i en ny roll, eller så kanske de blir en värdefull kontakt i framtida samarbeten som kund eller leverantör.
Digitala exitsamtal: när fysisk närvaro inte är möjlig
För företag med distansarbete är det viktigt att anpassa exitsamtal till en digital miljö. Se till att skapa samma trygghet och professionalism som vid fysiska möten genom noggrann planering. Här är några tips för att hålla effektiva digitala exitsamtal:
-
Välj en trygg digital plattform: Se till att samtalet kan genomföras utan tekniska avbrott och på en plattform som medarbetaren är bekväm med.
-
Försök att återskapa samma närhet: Digitala samtal kan kännas distanserade. Försök skapa en liknande trygghet som vid ett fysiskt möte genom att använda video och inleda samtalet med informell konversation.
Har någon i din personal nyligen slutat?
Vi hjälper dig att hitta din nästa medarbetare
Skapa en trygg miljö för öppna samtal
För att få ut mesta möjliga av ett exitsamtal är det viktigt att skapa en trygg miljö där medarbetaren känner sig bekväm med att dela sina erfarenheter. Visa att du lyssnar aktivt, utan att ifrågasätta eller värdera deras svar. Det är den feedback du får som är viktig, inte vad du tycker om den.
Fundera också över vem i organisationen som bör få ta del av informationen – det kan vara närmaste chef, HR eller rekryteringsteamet.
7 tips för ett effektivt exitsamtal
- 1
Ha ett tydligt syfte: Klargör i mötesinbjudan att samtalet handlar om att förbättra organisationen och att medarbetarens feedback är värdefull.
- 2
Begränsa deltagarna: Låt samtalet vara mellan en chef och medarbetaren för att undvika en obalans i gruppen. Överväg att låta någon annan än medarbetarens direkta chef hålla samtalet.
- 3
Förbered tydliga frågor: Planera vilka frågor du ska ställa för att få fram de mest relevanta insikterna.
- 4
Sätt av tillräckligt med tid: Avsätt cirka 1,5 timmar för att säkerställa att ni kan ha en djupgående dialog utan avbrott.
- 5
Lyssna utan att värdera: Se feedbacken som ett verktyg för utveckling och bemöt med respekt.
- 6
Uppföljning: Fundera på vilka åtgärder du kan ta baserat på feedbacken. Välj ut vad som är relevant för organisationens framtid.
- 7
Agera på insikterna: En exitprocess är meningslös om du inte använder den information du får. Ta tillvara på lärdomarna och agera.
Uppföljning: Åtgärder efter exitsamtalet
Ett exitsamtal är inte komplett utan en tydlig plan för uppföljning. Samla in och analysera feedbacken, och dela lärdomar med de team som kan agera på insikterna. Detta skapar en ständig förbättringsprocess. Dokumentera insikterna och analysera mönster över tid för att identifiera problem eller områden som kan förbättras.
Exitsamtalet som en del av företagets employer branding
Ett väl genomfört exitsamtal kan vara avgörande för hur medarbetaren ser på sin tid hos er – även efter att anställningen avslutats. När ni lyssnar, visar respekt och är öppna för feedback, skapas goda förutsättningar för ett positivt avslut. Det stärker inte bara relationen med den som slutar, utan bidrar också till ert employer brand. En medarbetare som känner sig uppskattad och hörd är mer benägen att tala väl om företaget, både i sitt nätverk och på offentliga plattformar. Sådana rekommendationer väger tungt, särskilt i en tid där potentiella kandidater ofta söker information om arbetsgivare på sociala medier och recensionssidor.
Mer inom Ledarskap
Ledarskap
Webbinar: Psykologisk trygghet
Psykologisk trygghet har gått från mjukt HR-värde till affärskritiskt verktyg. Under det här webbinaret pratar vi om psykologisk trygghet och vikten av att jobba med det som ett nyckeltal för produktivitet och lönsamhet. Vi delar färsk data från en undersökning vi gjort tillsammans med Novus och inspirerande exempel från vardagen. Möt Liise Dahlqvist områdeschef på Lernia med lång erfarenhet inom HR och ledarskapsutveckling samt Petra Henriksson platschef på Lernia Bemanning & Rekrytering.
Ledarskap
Otrygghet bland unga anställda – vad du som chef kan göra
Psykologisk trygghet på arbetet har blivit ett allt viktigare begrepp i jobbvärlden. Den starka kopplingen mellan effektiva arbetsplatser och trygga medarbetare har gjort att många företag satsar på, och investerar i, den sociala arbetsmiljön.
Ledarskap
Feedback för chefer: Även du som ledare behöver återkoppling
Alla behöver återkoppling för att utvecklas. Även chefen mår bra av feedback från de anställda. Det tycker ledarskapsexperten Malin Trossing, som delar med sig av tips om hur man bjuder in till konstruktiv dialog.
Du kanske också är intresserad av
Hållbarhet och mångfald
Så lockar du fler kvinnliga kandidater till yrkesroller inom industrin
Inom industrin råder det ofta ojämn könsfördelning på arbetsplatserna. Genom rätt satsningar vid rekrytering kan ni som företag öka chanserna att locka fler kvinnor till arbetsplatserna.
Bemanningstips
Webbinar: Bemanningens ABC
Många företag använder sig av bemanning som en flexibel lösning för sina kompetensbehov. Lernia är den största uthyraren av arbetare i Sverige och vi får ofta agera bollplank till företag kring frågor som rör inhyrning. Vi vet att det är mycket man ska ha koll på. Utifrån våra erfarenheter och kunskaper har vi tagit fram ett matnyttigt webbinar där vi går igenom det du behöver kunna kring inhyrning.
Rekrytera personal
Guide: Så bygger ni en kraftfull recruitment marketing-strategi
I den här guiden får ni praktiska verktyg och insikter för att utveckla en framgångsrik recruitment marketing-strategi. Lär er hur ni lockar rätt talanger och bygger långsiktiga relationer – allt för att stärka er konkurrenskraft.