Exitsamtalet – insikterna som stärker din organisation
När en medarbetare väljer att sluta på företaget öppnas en värdefull möjlighet för dig som chef att få insikter och feedback som kan göra din organisation starkare. Genom exitsamtal kan du identifiera förbättringsområden, öka medarbetarnöjdheten och se till att arbetsplatsen blir mer attraktiv för framtida talanger. Här är varför exitsamtal är ett måste – och hur du genomför dem på bästa sätt.
Vad är ett exitsamtal?
Vi lägger ofta stor vikt vid att skapa en bra onboarding för nya medarbetare, men lika viktigt är att ha en genomtänkt offboarding-process. Ett exitsamtal är ett strukturerat avslutande samtal där medarbetare och chef diskuterar medarbetarens erfarenheter, anledningar till att lämna, och andra relevanta frågor. Det ger dig som chef värdefulla insikter och skapar en chans att avsluta anställningen på ett positivt sätt.
Genom att ta reda på varför någon slutar kan du upptäcka brister eller förbättringspotential som annars kan gå obemärkt förbi. Ett exitsamtal är inte bara ett sätt att säga hejdå – det är ett tillfälle att lära och utvecklas som organisation.
Förberedelse inför exitsamtalet
Förberedelsen inför ett exitsamtal är lika viktig som själva mötet. Genom att analysera tidigare samtal och erbjuda möjligheten för anonym feedback kan du säkerställa att du får en så ärlig och öppen dialog som möjligt. Identifiera mönster från tidigare exitsamtal som kan ge värdefulla insikter redan innan mötet äger rum.
Fördelar med exitsamtal
Att genomföra exitsamtal ger flera fördelar för både ledningen och organisationen i stort:
-
Upptäck förbättringsområden: Få insikt om problem eller risker som kan åtgärdas för att stärka verksamheten.
-
Behåll kompetensen: Förstå vad som kan få framtida medarbetare att stanna längre.
-
Feedback på ledarskapet: Få återkoppling på ditt och andra chefers ledarskap, vilket kan hjälpa till att utveckla ledarskapsstilen.
-
Stärk arbetsgivarvarumärket: Öka chanserna att medarbetaren lämnar med en positiv känsla och agerar som ambassadör för företaget även efter sin anställning.
-
Lägre personalomsättning: Med en ökad förståelse för varför medarbetare lämnar kan du vidta åtgärder för att förbättra medarbetarupplevelsen och bli en mer attraktiv arbetsgivare, samtidigt som ni sänker personalomsättningen.
-
Värdefulla nätverk: Den som lämnar kan komma tillbaka i en ny roll, eller så kanske de blir en värdefull kontakt i framtida samarbeten som kund eller leverantör.
Digitala exitsamtal: när fysisk närvaro inte är möjlig
För företag med distansarbete är det viktigt att anpassa exitsamtal till en digital miljö. Se till att skapa samma trygghet och professionalism som vid fysiska möten genom noggrann planering. Här är några tips för att hålla effektiva digitala exitsamtal:
-
Välj en trygg digital plattform: Se till att samtalet kan genomföras utan tekniska avbrott och på en plattform som medarbetaren är bekväm med.
-
Försök att återskapa samma närhet: Digitala samtal kan kännas distanserade. Försök skapa en liknande trygghet som vid ett fysiskt möte genom att använda video och inleda samtalet med informell konversation.
Har någon i din personal nyligen slutat?
Vi hjälper dig att hitta din nästa medarbetare
Skapa en trygg miljö för öppna samtal
För att få ut mesta möjliga av ett exitsamtal är det viktigt att skapa en trygg miljö där medarbetaren känner sig bekväm med att dela sina erfarenheter. Visa att du lyssnar aktivt, utan att ifrågasätta eller värdera deras svar. Det är den feedback du får som är viktig, inte vad du tycker om den.
Fundera också över vem i organisationen som bör få ta del av informationen – det kan vara närmaste chef, HR eller rekryteringsteamet.
7 tips för ett effektivt exitsamtal
- 1
Ha ett tydligt syfte: Klargör i mötesinbjudan att samtalet handlar om att förbättra organisationen och att medarbetarens feedback är värdefull.
- 2
Begränsa deltagarna: Låt samtalet vara mellan en chef och medarbetaren för att undvika en obalans i gruppen. Överväg att låta någon annan än medarbetarens direkta chef hålla samtalet.
- 3
Förbered tydliga frågor: Planera vilka frågor du ska ställa för att få fram de mest relevanta insikterna.
- 4
Sätt av tillräckligt med tid: Avsätt cirka 1,5 timmar för att säkerställa att ni kan ha en djupgående dialog utan avbrott.
- 5
Lyssna utan att värdera: Se feedbacken som ett verktyg för utveckling och bemöt med respekt.
- 6
Uppföljning: Fundera på vilka åtgärder du kan ta baserat på feedbacken. Välj ut vad som är relevant för organisationens framtid.
- 7
Agera på insikterna: En exitprocess är meningslös om du inte använder den information du får. Ta tillvara på lärdomarna och agera.
Uppföljning: Åtgärder efter exitsamtalet
Ett exitsamtal är inte komplett utan en tydlig plan för uppföljning. Samla in och analysera feedbacken, och dela lärdomar med de team som kan agera på insikterna. Detta skapar en ständig förbättringsprocess. Dokumentera insikterna och analysera mönster över tid för att identifiera problem eller områden som kan förbättras.
Exitsamtalet som en del av företagets employer branding
Ett väl genomfört exitsamtal kan vara avgörande för hur medarbetaren ser på sin tid hos er – även efter att anställningen avslutats. När ni lyssnar, visar respekt och är öppna för feedback, skapas goda förutsättningar för ett positivt avslut. Det stärker inte bara relationen med den som slutar, utan bidrar också till ert employer brand. En medarbetare som känner sig uppskattad och hörd är mer benägen att tala väl om företaget, både i sitt nätverk och på offentliga plattformar. Sådana rekommendationer väger tungt, särskilt i en tid där potentiella kandidater ofta söker information om arbetsgivare på sociala medier och recensionssidor.
Mer inom Ledarskap
Ledarskap
Guide: 10 principer för nya chefer
Är du ny som chef och överväldigad av de nya utmaningarna? Den här guiden erbjuder dig tio tydliga och effektiva råd för att underlätta övergången från medarbetare till ledare. Lär dig att kartlägga din roll, utveckla en egen ledarskapsstil och skapa förtroende genom att föregå med gott exempel. Med hjälp av våra tips kan du bli en inspirerande och autentisk chef, redo att navigera både utmaningar och möjligheter.
Ledarskap
”Mitt positiva mindset är min superkraft!”
Frida Pålsson är vinnare av årets konsultchef 2024, den årliga utmärkelsen som ges ut av Kompetensföretagen. Frida nominerades av kollegor för sitt driv, färgstarka personlighet och förmåga att alltid hitta lösningar på vardagens utmaningar.
Ledarskap
Effektiv onboarding skapar värde för hela ditt team
Onboarding är processen från det att en person skriver under sitt anställningsavtal, till att personen är en del av teamet fullt ut, och känner sig hemma i både arbetsuppgifter och företagskulturen. Med rätt verktyg och kunskap kan du optimera onboardingprocessen och skapa bestående värde för dina medarbetare och för organisationen i stort.
Du kanske också är intresserad av
Rekrytera personal
Guide: Så bygger ni en kraftfull recruitment marketing-strategi
I den här guiden får ni praktiska verktyg och insikter för att utveckla en framgångsrik recruitment marketing-strategi. Lär er hur ni lockar rätt talanger och bygger långsiktiga relationer – allt för att stärka er konkurrenskraft.
Ledarskap
8 friskfaktorer – vägen till en välmående och effektiv arbetsplats
Vad är det som gör att medarbetare mår bra och att sjukfrånvaron hålls nere? Hur kan vi skapa arbetsplatser där medarbetare är produktiva, känner sig välmående och engagerade?
Arbetsmiljö
Så förebygger ni dålig arbetsmiljö
Att aktivt arbeta för att förebygga dålig arbetsmiljö är a och o för en välmående organisation. Förutom att det skapar nöjdare och mer högpresterande medarbetare, ökar det även vinstmarginalen när medarbetare känner stor tillit till ledningen. Att ha medarbetare som trivs och vill prestera är på så sätt viktigt av flera anledningar. Hur arbetar man då på bästa sätt för att förebygga en dålig arbetsmiljö? Vi går igenom sex viktiga steg här.