Effektiv onboarding skapar värde för hela ditt team
Onboarding är processen från det att en person skriver under sitt anställningsavtal, till att personen är en del av teamet fullt ut, och känner sig hemma i både arbetsuppgifter och företagskulturen. Med rätt verktyg och kunskap kan du optimera onboardingprocessen och skapa bestående värde för dina medarbetare och för organisationen i stort.
Ett positivt första intryck som växer med tiden
Onboarding syftar till att välkomna nya medarbetare på ett effektivt sätt och ska hjälpa till att lägga grunden för framtida prestation på jobbet och en vilja att stanna kvar inom företaget. Det handlar om att skapa en känsla av tillhörighet och bygga engagemang från dag ett. Om du lyckas skapa en positiv första upplevelse möjliggör du en smidig integration av din nya medarbetare. I förlängningen leder det till att arbetsmiljön för hela teamet förbättras och det skapar en stabil grund för ökad produktivitet och minskad personalomsättning.
Forskning visar betydelsen av en bra onboarding
En nyligen genomförd forskningsstudie på Avdelningen för psykologi vid Karolinska Institutet har undersökt hur onboarding kan påverka risken för stress och sjukskrivning. Projektet Onboarding version 2.0 pågick under fyra år och fokuserade på att dels ta fram kunskap om vad som underlättar nya professionellas etablering i arbetslivet, dels hur det kan minska stressrelaterad ohälsa. Resultaten är bland annat en analys av goda exempel på introduktion. De bygger på erfarenheter, utmaningar och attityder kring onboarding hos chefer, HR-personal och relevanta medarbetare. Det visade sig att en bra start har stor betydelse och att introduktionen har effekter på medarbetarnas hälsa, och på deras engagemang för arbetet flera år senare.
Studien visar också att det finns ett stort intresse för en bra introduktion på arbetsplatsen bland chefer och inom HR. Majoriteten anser att det är viktigt för verksamheten, men det är inte självklart hur man ska arbeta inom området. Hittills har det heller inte funnits så mycket konkreta forskningsresultat för vad som faktiskt fungerar.
Några av de konkreta slutsatser som nu framträder är att en lyckad onboarding bidrar till följande:
- Minskad personalomsättning. Företag med välstrukturerade och genomtänkta onboardingprocesser hade i studien signifikant lägre personalomsättning än de som inte hade det. Det visade sig att medarbetare som upplevde en positiv onboarding var mer benägna att stanna längre.
- Högre produktivitet. De nya medarbetare som fått en bra introduktion visade en snabbare inlärningskurva och ökad produktivitet, tack vare att de kände sig bekväma och väl förberedda inför sina arbetsuppgifter.
- Företagskultur som påverkas i positiv riktning. En effektiv onboarding visade sig bidra till att forma en positiv företagskultur, där medarbetare kände sig värderade och engagerade i företagets gemensamma mål.
Med rätt verktyg och kunskap kan du optimera onboardingprocessen och skapa bestående värde för dina medarbetare och för organisationen i stort.
Onboarding – vad bör innefattas?
En bra onboarding bör alltså vara en integrerad del av befintliga huvudprocesser för HR och kompetensförsörjning. Detta inkluderar flera viktiga moment, såväl praktiska förberedelser och konkret genomförande som strategi och kontinuerlig uppföljning. Här listar vi några av de viktigaste delarna som behöver ingå:
Förberedelser på arbetsplatsen
Här ingår att ställa i ordning den fysiska arbetsplatsen så att rätt utrustning finns på plats inför medarbetarens första dag. Det är också viktigt att informera nuvarande medarbetare så att de känner till att en ny kollega är på väg in. En mentor eller handledare som får i särskild uppgift att finnas till hands och visa den nya kollegan till rätta, är ett enkelt sätt att bygga både trygghet och personliga relationer. Förberedelser inkluderar även behörigheter såsom inloggningsuppgift och access till nödvändiga verktyg och system.
En plan för de första dagarna
Ett genomtänkt schema över de första dagarna skapar trygghet. Det blir tydligt för den nya medarbetaren vad som förväntas bli gjort, och hen får möjlighet att sätta sig in i rutiner, processer och system i sin egen takt. I ett schema kan tydliggöras när medarbetaren får chans att träffa sina kollegor och introduceras för andra andra viktiga kontakter, till exempel samarbetspartners eller personer från andra avdelningar.
Utbildning
Ibland behövs specifik kunskap tillföras redan under introduktionen, för att medarbetaren ska ha möjlighet att komma igång med arbetet. Då ska det redan finnas en plan för vilka kurser eller utbildningar personen ska gå, när dessa ska genomföras och på vilket sätt.
Sociala aktiviteter
Uppstyrda och planerade aktiviteter är ett bra sätt att få befintliga och nya medarbetare att lära känna varandra på ett lite mer personligt plan. Det skapar bättre möjligheter till effektivt samarbete och goda relationer på jobbet. Konkret kan det handla om teamaktiviteter, en uppstyrd AW eller en frukost på kontoret.
Uppföljning
Med kontinuerliga avstämningar under den första tiden håller ni koll på att den nya medarbetaren känner sig inkluderad och sysselsatt och ni får möjlighet att snabbt fånga upp eventuella oklarheter. En mer djupgående uppföljning några månader efter att den nyanställda börjat oss er är att rekommendera för att få svar på hur personen har upplevt onboardingen. Kanske är det något ni behöver justera just för den här medarbetaren men ni kan även vi feedback som kan hjälpa er att optimera den övergripande onboardingstrategin.
Tänk på att onboarding är lika viktig för nyanställda medarbetare som för inhyrda konsulter och annan tillfällig personal.
En bra onboarding avgörande för att integrera nya medarbetare
Sammanfattningsvis är en bra onboarding avgörande för att integrera nya medarbetare på ett smidigt sätt och skapa långsiktigt värde för hela teamet. Med ett helhetsgrepp på hela processen, från anställningsavtalets underskrift till att den nya medarbetaren fullt ut känner sig en del av teamet, skapar du en positiv första upplevelse som bygger lojalitet och engagemang på lång sikt.
Mer inom Ledarskap
Ledarskap
Exitsamtalet – insikterna som stärker din organisation
När en medarbetare väljer att sluta på företaget öppnas en värdefull möjlighet för dig som chef att få insikter och feedback som kan göra din organisation starkare. Genom exitsamtal kan du identifiera förbättringsområden, öka medarbetarnöjdheten och se till att arbetsplatsen blir mer attraktiv för framtida talanger. Här är varför exitsamtal är ett måste – och hur du genomför dem på bästa sätt.
Ledarskap
Guide: 10 principer för nya chefer
Är du ny som chef och överväldigad av de nya utmaningarna? Den här guiden erbjuder dig tio tydliga och effektiva råd för att underlätta övergången från medarbetare till ledare. Lär dig att kartlägga din roll, utveckla en egen ledarskapsstil och skapa förtroende genom att föregå med gott exempel. Med hjälp av våra tips kan du bli en inspirerande och autentisk chef, redo att navigera både utmaningar och möjligheter.
Ledarskap
”Mitt positiva mindset är min superkraft!”
Frida Pålsson är vinnare av årets konsultchef 2024, den årliga utmärkelsen som ges ut av Kompetensföretagen. Frida nominerades av kollegor för sitt driv, färgstarka personlighet och förmåga att alltid hitta lösningar på vardagens utmaningar.
Du kanske också är intresserad av
Rekrytera personal
Guide: Så bygger ni en kraftfull recruitment marketing-strategi
I den här guiden får ni praktiska verktyg och insikter för att utveckla en framgångsrik recruitment marketing-strategi. Lär er hur ni lockar rätt talanger och bygger långsiktiga relationer – allt för att stärka er konkurrenskraft.
Ledarskap
8 friskfaktorer – vägen till en välmående och effektiv arbetsplats
Vad är det som gör att medarbetare mår bra och att sjukfrånvaron hålls nere? Hur kan vi skapa arbetsplatser där medarbetare är produktiva, känner sig välmående och engagerade?
Arbetsmiljö
Så förebygger ni dålig arbetsmiljö
Att aktivt arbeta för att förebygga dålig arbetsmiljö är a och o för en välmående organisation. Förutom att det skapar nöjdare och mer högpresterande medarbetare, ökar det även vinstmarginalen när medarbetare känner stor tillit till ledningen. Att ha medarbetare som trivs och vill prestera är på så sätt viktigt av flera anledningar. Hur arbetar man då på bästa sätt för att förebygga en dålig arbetsmiljö? Vi går igenom sex viktiga steg här.