6 steg till en lyckad reboarding – så återintroducerar du medarbetarna

Reboarding har blivit en viktig fråga när de anställda återgår till sitt arbete efter pandemin. Här får du veta varför reboarding är så avgörande just nu, och vad som krävs för en framgångsrik reboarding-process.

Reboarding står för re-onboarding. Det innebär att arbetsgivaren hjälper en anställd som har varit borta från jobbet en längre tid, till exempel på grund av föräldraledighet, annat arbete eller långtidssjukskrivning, att komma tillbaka till sin arbetsplats och roll i organisationen. Reboarding behövs även för att uppdatera om saker som kan ha ändrats under frånvaron, till exempel policys och rutiner, arbetsuppgifter, förväntningar och mål, förutsättningar och arbetsmiljö.

Reboarding är viktigt av flera orsaker. För att en medarbetare ska kunna känna sig engagerad och produktiv behöver den känna sig välkomnad och få en tydlig förståelse för förväntningarna på sin roll i verksamheten. Det är också viktigt för verksamheten att återvändande anställda får den information de behöver för att kunna börja arbeta effektivt så snart som möjligt.

Nu när arbetslivet börjar återgå till det normala igen efter pandemin står många arbetsgivare inför en omfattande reboarding. Det handlar inte bara om enstaka medarbetare som återvänder till sin fysiska arbetsplats, utan om en stor del av personalen som varit borta på grund av distansarbete, permitteringar eller andra orsaker. När så pass många behöver återintroduceras till sitt arbete igen krävs en genomtänkt strategi för en mer omfattande reboarding.

Det är mycket som kan ha förändrats under pandemin, till exempel kan verksamheten ha behövt förändra mål och processer för att anpassa sig till nya förutsättningar och det kan finnas nya riktlinjer för säkerhet och hälsa. Dessutom har många medarbetare kommit ifrån sina tidigare rutiner medan de har varit borta eller jobbat på distans och behöver guidas in i hur det är att arbeta tillsammans med andra på arbetsplatsen igen. Det krävs en genomtänkt strategi för reboarding. Här är stegen för att lyckas med den.

För att kunna genomföra en lyckad reboarding behöver ni ha en plan för hur den ska gå till, avsätta resurser för det och sätta upp en tidsram för övergången. Hur den här processen ser ut är naturligtvis individuellt för varje organisation, men det bör finnas ett tvärfunktionellt team bakom som håller i trådarna. Förslagsvis bestående av representanter från HR och andra avdelningar. Andra delar av en reboarding-process kan vara att ta fram ett FAQ, hålla informationsmöten, presentera nya policys, riktlinjer, scheman m.m. Målet med planen ska vara att guida medarbetarna tillbaka till sina arbetsuppgifter inom en viss tidsram samtidigt som de känner sig trygga i att komma tillbaka igen.

I de fall de anställda har varit helt borta från sitt jobb, till exempel om de har varit permitterade, kan det ha gått månader eller år sedan de senast utförde sina arbetsuppgifter. Det kan vara individuellt hur pass mycket träning eller utbildning de behöver för att kunna utföra sina uppgifter säkert och produktivt. Planera in en utvärdering för att kartlägga vilka behov som finns, vilka områden som behöver förbättras och vilka träningsbehov varje anställd har. Ta fram utvecklingsplaner för hur träning och utbildning ska genomföras inom tidsramen. Utvärdera efteråt så att kunskaperna håller rätt nivå.

En av nackdelarna med distansarbete är att det har uppstått en otydlighet kring mål och förväntningar. Har de anställda varit borta helt och hållet från arbetet kan de komma tillbaka till ändrade arbetsuppgifter och ansvarsområden samt nya målsättningar. Därför är det extra viktigt att reboardingen ger en tydlig och konsekvent bild av vad som förväntas av arbetet och hur det uppfyller verksamhetens mål.

Allt kommer inte att vara som vanligt när vi återgår till arbetsplatsen. Pandemin har förändrat mycket i hur vi lever och arbetar, och det finns fler faktorer som gör att vi lever i en snabbt föränderlig och oförutsägbar värld. Det här innebär att alla typer av organisationer har fått förändra hur de planerar och jobbar. Medarbetarna kommer att återvända till en arbetsplats som kan ha ändrade lokaler, nya verktyg och mjukvara, nya scheman och arbetsmöjligheter, annan personalpolitik etc. De anställda behöver inte bara introduceras till de här nyheterna utan även coachas till att kunna arbeta flexibelt när plötsliga förändringar sker. Ta tillvara på erfarenheterna från pandemin och använd reboardingen för att bygga upp en långsiktigt hållbar vision för hur verksamheten ska kunna hantera det oväntade på ett framgångsrikt sätt.

Som arbetsgivare är du förmodligen på det klara med vad de anställda behöver veta när de återvänder, men de kan själva ha frågor och behov som du inte har tänkt på. Att skicka ut en enkät innan de återvänder kan ge värdefulla insikter i vad medarbetarna behöver, funderar över, har för förväntningar och bekymmer m.m. De kan också ha idéer för hur det går att göra återgången smidigare och mer effektiv.

Den här delaktigheten bör inte stanna vid att enbart fånga upp medarbetarnas tankar innan de kommer tillbaka. Ha rutiner för löpande återkoppling under hela reboarding-processen. En lyckad reboarding bygger på en framgångsrik kommunikation där alla får komma till tals. Genuina samtal bygger upp ett förtroende och ett engagemang samtidigt som det lägger grunden för ett smidigt samarbete framöver.

Den reboarding företag världen över står inför nu skiljer sig mot de tillfällen anställda kommer tillbaka efter exempelvis föräldra- eller tjänstledighet. Pandemin har fört med sig oro, osäkerhet, isolering, ångest m.m. Den psykiska ohälsan har ökat under den här perioden, och det innebär att medarbetarna inte bara behöver en återintroduktion till sin arbetsplats, utan även ett stöd som främjar deras mentala hälsa. Reboarding-processen behöver vara lyhörd för de anställdas situation och behov. Erbjud gärna externa möjligheter till stöd, till exempel stödsamtal via företagshälsan.

1. Ha en plan för reboarding.
2. Utvärdera och utbilda.
3. Var tydlig med mål, ansvar och förväntningar.
4. Få med det långsiktiga förändringsarbetet.
5. Involvera de anställda.
6. Visa empati och lyhördhet.