Onboarding av er nya konsult – 8 sätt att lyckas

I god tid innan första arbetsdagen bör chef och övrig personal vara införstådda i vem som ansvarar för att introducera den nya kollegan. Säkerställ att nödvändigheter som dator, mobiltelefon, mejl och tillgång till intranät etc, finns. Då kan medarbetaren snabbt komma i gång med själva jobbet och behöver inte ödsla tid på att sitta och vänta. Glöm inte bort lösenord, instruktioner om skrivare och så vidare, som annars kan vara lätt att missa.

Inför den första arbetsdagen kan det vara bra att utse en kollega i teamet som kan ge extra stöd till medarbetaren under den första tiden. Förutom att det skapar trygghet hos den nya medarbetaren att ha någon att vända sig till med frågor, frigör det också tid för chefen. Vardagliga och praktiska frågor kan kollegan svara på, medan chefen kan befinna sig i bakgrunden vid behov. Med ett extra stöd från en kollega kommer konsulten in i arbetet snabbare och får hjälp att undvika vanliga misstag. Personen får dessutom snabbare förståelse för utmaningar och eventuella svårigheter i rollen. Kollegan kan även förklara företagskulturen och se till att den nya medarbetaren känner sig hemmastadd. Genom att den nya kollegan snabbt förstår värderingar och hur teamet interagerar med varandra får hen också en större förståelse och kommer in i det nya sammanhanget.

Det kan handla om vilka arbetsuppgifterna är eller andra förordningar och om det finns oskrivna, eller skrivna, regler som de bör ha koll på. För den som har arbetat länge på en arbetsplats kan sådant kännas självklart, men för en person som är ny kan det vara essentiell information.

Instruktionerna blir förstås extra tydliga om du specificerar de viktigaste punkterna som kontaktuppgifter, instruktioner, prioriteringar med mera, i skrift. Det underlättar i det informationsflöde som ofta sköljer över en nyanställd under de första dagarna. Att ha en skriftlig introduktion att gå tillbaka till sparar nästan alltid dyrbar tid. En skriftlig introduktion kan återanvändas i fler onboardingprocesser och anpassas när det behövs. Här kan du med fördel ta hjälp av bemanningsföretaget, som har erfarenhet av onboardingprocesser och kan guida dig i hur en skriftlig introduktion bör utformas.

Oavsett hur arbetsplatsen ser ut är det fysiska mötet ovärderligt för ett framtida samarbete. Det finns dock många delar av onboardingen som kan ske digitalt för att se till att ni tillsammans gör framsteg. Ett exempel på detta kan vara att använda e-lärningsverktyg för kompetensutveckling. Appar och videokonferenser fungerar också för att dela information och har den stora fördelen att konsulten kan repetera och spela upp informationen flera gånger i efterhand. 

För en lyckad onboarding är de mjuka värdena minst lika viktiga som de praktiska. Precis som vid en vanlig rekrytering är det bra att lägga krut på den första arbetsveckan och få den nya medarbetaren att känna sig välkommen på flera sätt. Kanske en kaffekopp eller väska med företagets logotype som står på skrivbordet för att välkomna? Ni kan också satsa på det sociala, som en välkomstfika eller frukost när den nya medarbetaren kommit i gång. Och glöm inte att introducera alla i arbetsgruppen och tydliggör vad deras roller är, så den nya kollegan vet vem de ska vända sig till i olika frågor. På så sätt har alla förutsättningarna att göra ett bra jobb i samarbete med hela teamet.

Något som ofta glöms bort vid onboarding är den viktiga uppföljningen. Stäm av med konsulten eller konsulterna efter någon vecka eller två. Vad har fungerat och vad har varit svårt? Är rollen tydlig? Hur kan ni underlätta ytterligare i introduktionen och justera era onboardingprocesser för att hela tiden förbättra dem? Vilka moment har varit extra utmanande och vad behöver ni förtydliga? Fråga konsulten om vilken bild personen fått av er som arbetsplats hittills och uppmuntra till ärlighet. När företag lägger tid på de här typen av samtal går onboardingen smidigt och utvecklas samtidigt hela tiden. Detta underlättar också för framtida onboardingprocesser av nya medarbetare.