Därför är konsultchefens närvaro avgörande vid bemanning

Konsultchefens närvaro är en prioriterad fråga för många företag som väljer att ta hjälp av extern bemanning. Som beställare vill du känna dig trygg med att bemanningspersonalen kommer ha en konsultchef att vända sig till, och du vill själv enkelt kunna få kontakt när behov uppstår. Närvarande ledare har en stor betydelse för ett företags produktivitet och framgång, vare sig det handlar om en bemanningslösning eller inte. Just i frågan om konsultchefens närvaro är det viktigt att krav och förväntningar sätts tidigt i samarbetet. Hur ser en optimal närvaro ut för ett lyckat samarbete mellan kundföretag, konsultchef och bemanningskonsulter?

Bemanning innebär i praktiken att den inhyrda arbetskraften har två typer av ledare. Bemanningspersonalen får sina dagliga arbetsuppgifter från arbetsledaren, men det är bemanningsleverantören som har det fulla arbetsgivaransvaret. Det innebär att det är konsultchefens uppgift att ansvara över löner, pensioner, sjukskrivingar och andra administrativa delar. Konsultchefen sköter även alla övergripande jobbsamtal med bemanningspersonalen och ska finnas tillgänglig för att stötta och svara på deras frågor.

Det finns flera positiva aspekter med en närvarande konsultchef, exempelvis:

• Kunden har alltid någonstans att vända sig om någonting händer. Frågor blir snabbt besvarade och eventuella problem kan lösas direkt när de uppstår.
• Konsultchefen följer kontinuerligt upp hur konsulterna trivs på arbetsplatsen och hur kunden trivs med konsulterna. Vilket leder till ett bättre och mer produktivt samarbete mellan alla parter.
• En närvarande konsultchef lär känna kundens verksamhet på ett bättre sätt. Något som gör att konsultchefen kan arbeta mer proaktivt och föreslå nya och bättre anpassade lösningar åt kunden.
• Konsultchefen hanterar bemanningspersonalens frågor kring tidrapporteringar, anställningsfrågor etc. Är inte konsultchefen närvarande kommer konsulterna förr eller senare att vända sig till kunden för att få svar på sina frågor, något som tar mycket tid och inte är kundens ansvar eller uppgift.

När företag väljer att byta bemanningsleverantör sker det, enligt vår erfarenhet, ofta på grund av bristande närvaro hos leverantören. Förutom de praktiska problemen det orsakar påverkar det även relationen och förtroendet negativt. Nina Matkovic är konsultchef på Lernia i Göteborg och hennes jobb består till stor del av att säkerställa goda relationer mellan samtliga tre parter. Hennes erfarenhet är att den optimala närvaron är unik för varje kunds behov. 

För Lernias konsultchefer är närvaron A och O. De ser till att vara på plats i den utsträckning som behövs för att kunna fånga upp eventuella problem, närvara vid möten, och svara på frågor. Enligt Nina är det viktigaste att närvaron gör faktisk nytta.

”När jag är ute på arbetsplatsen pratar jag med alla och försäkrar mig om att samarbetet flyter på. När det inte finns några fler samtal eller frågor som ska besvaras är jag klar. Pratar jag för mycket och för länge med konsulterna blir jag en distraktion i deras arbete. Närvaro handlar inte heller enbart om att vara fysiskt på plats. Ett lyckat samarbete kräver att jag som konsultchef finns tillgänglig på telefon och via mejl för att snabbt kunna hantera frågor även på distans.”

Att ha en konsultchef som ständigt är på plats är inte heller en optimal lösning. En stor del av konsultchefens arbete går ut på att följa upp och föra en dialog, men detta kan ibland komma i vägen för de löpande arbetsuppgifterna.

”Den dagliga verksamheten och bemanningspersonalens arbete ska kunna flyta på utan att konsultchefen ständigt avbryter. En konsultchef som alltid är på plats riskerar att störa mer än stötta.”, menar Nina.

Är du som ledare nyfiken på vilka ledaregenskaper som är viktiga i en allt mer automatiserad värld? Ladda ner vår guide och lär dig mer om digitaliseringens inverkan på arbetslivet och ledarskapet.

För en lyckad bemanning, där både arbetsledare och bemanningspersonalen får ut det mesta av samarbetet, krävs alltså konsultchefer med förmåga att anpassa sin närvaro efter bemanningsuppdraget. Samt ha förståelse för när närvaron riskerar att bli ett störande moment. Här kan du läsa mer om hur erfarna konsultchefer hjälper till att bidra till företags ökade produktion. Vill du som kund säkerställa att er bemanningsleverantör kommer kunna möta era krav på närvaron? Läs våra 4 tips som hjälper er att sätta rätt förväntningar:  

• Har ni haft en bemanningslösning tidigare? Ta då tidigt upp vad som fungerade respektive vad som inte fungerade med den. Kom utifrån det överens om en plan tillsammans med bemanningsleverantören som är anpassad efter just era verksamhetsbehov.
• Låt planen vara flexibel. Följ upp och utvärdera om den behöver revideras. Ibland kan det behövas en högre personlig närvaro till en början, men när processen väl har fallit på plats och flyter på kan närvaron antingen minskas eller fördelas med en blandning av personlig och digital kontakt.
• Välj en leverantör som har förutsättningarna att befinna sig på plats när det behövs. Rikstäckande bemanningsleverantörer har i regel lokala konsultchefer som har möjlighet att vara på plats ofta och med kort varsel om så behövs.
• Kom ihåg att det alltid ska finnas en nytta med närvaron. Den ska bygga på kvalitet och samverkan istället för pliktskyldighet. Skapa en god relation med leverantören som underlättar att dina behov och förväntningar som kund tydligt når fram. Här hittar du kontaktuppgifter till Lernias lokalkontor närmast dig.