
5 svåra medarbetarsamtal – så handskas du med dem
Att hantera känsliga samtal med medarbetare är en utmaning för många chefer. Det kan handla om allt från uppsägningar och psykisk ohälsa till missbruk och mobbning. Författaren och psykologen Åsa-Mia Fellinger delar här sina bästa råd för hur man kan hantera dessa fem svåra samtal effektivt.
Förberedelse för känsliga medarbetarsamtal
Det är viktigt att vara väl förberedd och skapa en trygg och professionell atmosfär för att hantera känsliga samtal på bästa sätt.
- Välj en privat och ostörd plats: Se till att ni kan sitta ostörda utan risk för avbrott.
- Tänk på kroppsspråket: Håll ögonkontakt, ha en öppen kroppshållning och visa att du lyssnar aktivt.
- Förbered dig mentalt: Tänk igenom samtalets syfte och struktur, samt hur du bäst kan kommunicera ditt budskap på ett empatiskt sätt.
- Ha all nödvändig information tillgänglig: Se till att ha relevanta dokument och information till hands för att kunna svara på frågor och ge tydliga förklaringar.
Videolänk det näst bästa alternativet
I dagens arbetsmiljö, där det även är vanligt att jobba hemifrån, måste samtal ibland tas via telefon eller videolänk. I vissa fall kan även de mest utmanande samtalen behöva ske på distans. Åsa-Mia Fellinger rekommenderar videolänk som det näst bästa alternativet om ett fysiskt möte inte är möjligt.
– Då ser ni i alla fall varandra, men var ödmjuk och beklaga att det inte är möjligt att ta samtalet öga mot öga, säger hon.

Förberedelse för känsliga medarbetarsamtal på distans
-
Se till att du har bra ljus och en stabil internetuppkoppling.
-
Titta i kameran och håll ögonkontakt.
-
Välj en lugn och tyst miljö.
Åsa-Mia Fellinger påpekar också att det är viktigt att se över de praktiska detaljerna så att allt fungerar:
– Se till att det är bra ljus där du sitter, luta dig inte över kameran så att det blir en konstig vinkel. Titta i ögonen. Placera dig själv i en lugn miljö där du inte störs, kontrollera att ljudet fungerar och att det hörs bra i micken. Det är också viktigt att du har en bra uppkoppling."

5 svåra medarbetarsamtal
1. Uppsägningar
När företaget går dåligt kan uppsägningar bli nödvändiga. Förbered dig genom att säkerställa att den arbetsrättsliga processen följs och inkopplingen av facket är genomförd. Det är viktigt att ha en tydlig och strukturerad plan för samtalet. Håll samtalet kort och tydligt, och förklara varför uppsägningen sker utan att linda in det. Var empatisk men rak på sak, och undvik att ge intryck av att det finns utrymme för diskussion om beslutet är slutgiltigt.
– Om personen behöver någon att prata med, föreslå att hen vänder sig till vårdcentralen eller företagshälsovården för stöd och råd, säger Åsa-Mia Fellinger.
2. Psykisk ohälsa
Om en medarbetare visar tecken på stress eller depression, är det viktigt att agera snabbt och med omsorg. Boka ett enskilt möte och prata med medarbetaren om hur de mår. Visa empati och förståelse, och var lyhörd för deras upplevelser. Diskutera om arbetsbördan kan minskas eller om arbetsuppgifterna kan anpassas för att minska stressen.
Extrapersonal vid arbetstoppar?
3. Mobbning och trakasserier
Mobbning på arbetsplatsen måste alltid tas på allvar. Boka individuella möten med de inblandade för att få en klar bild av situationen. Lyssna noggrant på båda parter och var tydlig med att trakasserier inte accepteras på arbetsplatsen. Diskutera hur ni ska prata med varandra på jobbet och skapa en plan för hur ni kan förbättra arbetsmiljön.
Åsa-Mia Fellinger betonar att om det framkommer att någon har trakasserat en kollega, är det viktigt att vara extremt tydlig med att sådant beteende inte tolereras och att det i värsta fall kan leda till uppsägning. Hon understryker att "vi bara skämtade ju" inte är en acceptabel ursäkt och att respekt för alla medarbetare är grundläggande.
4. Missbruk
Om du misstänker att en medarbetare har ett missbruksproblem, är det viktigt att agera snabbt och med omsorg. Samla bevis på beteenden som stödjer dina misstankar, såsom att personen har kommit sent till möten eller luktar alkohol. Boka ett privat möte och uttryck dina bekymmer direkt. Ställ frågor och ge personen en möjlighet att förklara sig. Tyvärr är det vanligt att personer med missbruksproblem förnekar problemen, men visa att du bryr dig och vill hjälpa.
Koppla in företagshälsovården eller en läkare specialiserad på missbruk för att skapa en behandlingsplan tillsammans. Om medarbetaren har uppgifter som absolut inte får utföras med alkohol i kroppen, säkerställ att dessa arbetsuppgifter omedelbart stoppas tills ni fått bevis på att personen är ren.

Att hantera känsliga samtal med medarbetare är en utmaning för många chefer.
5. Personlig hygien
Om en medarbetare har problem med personlig hygien som påverkar arbetsmiljön, ta upp det direkt och ärligt i ett privat möte. Förklara att det har kommit till din kännedom att kollegorna har uttryckt missnöje över situationen, och att det påverkar arbetsmiljön negativt. Var rak och undvik omskrivningar, men visa också förståelse och erbjud stöd. Fråga om personen själv har märkt av problemet och be att hen tar itu med det. Poängtera att du i övrigt är nöjd med personens arbetsinsats och att detta samtal endast syftar till att förbättra arbetsmiljön för alla.
– Det här är något vi tycker är jättepinsamt och det väcker många reaktioner av skam. Det är många chefers mardröm, icke desto mindre är det viktigt att ta tag i. Du kan lägga fram det som att 'jag har en sak jag skulle vilja ta upp med dig som inte känns så bra'," säger Åsa-Mia Fellinger, leg psykolog och leg psykoterapeut.
7 råd på vägen
Sammanfattning
Förberedelse är nyckeln: Skapa en trygg och professionell atmosfär, välj en ostörd plats, tänk på kroppsspråket, och förbered dig mentalt inför samtalen.
Hantera samtal på distans: Använd videolänk om fysiska möten inte är möjliga, se till att ha bra ljus och stabil internetuppkoppling, och håll ögonkontakt via kameran.
Uppsägningar: Var empatisk men rak på sak, följ en strukturerad plan och erbjud stöd genom vårdcentral eller företagshälsovård vid behov.
Psykisk ohälsa: Agera snabbt, visa empati, anpassa arbetsuppgifter vid behov och erbjuda professionell hjälp via företagshälsovård eller husläkare.
Mobbning och trakasserier: Ta det på allvar, lyssna noggrant på båda parter, var tydlig med nolltolerans och skapa en plan för att förbättra arbetsmiljön.
Missbruk: Samla bevis, uttryck dina bekymmer, involvera företagshälsovård eller läkare specialiserad på missbruk, och skapa en behandlingsplan.
Personlig hygien: Ta upp problemet direkt och ärligt, visa förståelse och erbjud stöd, och poängtera att samtalet syftar till att förbättra arbetsmiljön.
Vill du lära dig mer om effektiva medarbetarsamtal?
Läs vår artikel om att hålla utvecklingssamtal som gör skillnad!
Mer inom Ledarskap

Ledarskap
Webbinar: Psykologisk trygghet
Psykologisk trygghet har gått från mjukt HR-värde till affärskritiskt verktyg. Under det här webbinaret pratar vi om psykologisk trygghet och vikten av att jobba med det som ett nyckeltal för produktivitet och lönsamhet. Vi delar färsk data från en undersökning vi gjort tillsammans med Novus och inspirerande exempel från vardagen. Möt Liise Dahlqvist områdeschef på Lernia med lång erfarenhet inom HR och ledarskapsutveckling samt Petra Henriksson platschef på Lernia Bemanning & Rekrytering.

Ledarskap
Otrygghet bland unga anställda – vad du som chef kan göra
Psykologisk trygghet på arbetet har blivit ett allt viktigare begrepp i jobbvärlden. Den starka kopplingen mellan effektiva arbetsplatser och trygga medarbetare har gjort att många företag satsar på, och investerar i, den sociala arbetsmiljön.

Ledarskap
Feedback för chefer: Även du som ledare behöver återkoppling
Alla behöver återkoppling för att utvecklas. Även chefen mår bra av feedback från de anställda. Det tycker ledarskapsexperten Malin Trossing, som delar med sig av tips om hur man bjuder in till konstruktiv dialog.
Du kanske också är intresserad av

Hållbarhet och mångfald
Så lockar du fler kvinnliga kandidater till yrkesroller inom industrin
Inom industrin råder det ofta ojämn könsfördelning på arbetsplatserna. Genom rätt satsningar vid rekrytering kan ni som företag öka chanserna att locka fler kvinnor till arbetsplatserna.

Bemanningstips
Webbinar: Bemanningens ABC
Många företag använder sig av bemanning som en flexibel lösning för sina kompetensbehov. Lernia är den största uthyraren av arbetare i Sverige och vi får ofta agera bollplank till företag kring frågor som rör inhyrning. Vi vet att det är mycket man ska ha koll på. Utifrån våra erfarenheter och kunskaper har vi tagit fram ett matnyttigt webbinar där vi går igenom det du behöver kunna kring inhyrning.

Rekrytera personal
Guide: Så bygger ni en kraftfull recruitment marketing-strategi
I den här guiden får ni praktiska verktyg och insikter för att utveckla en framgångsrik recruitment marketing-strategi. Lär er hur ni lockar rätt talanger och bygger långsiktiga relationer – allt för att stärka er konkurrenskraft.