Mer tid till annat när Lernia tog över Timeplans rekrytering
Timeplan är ett molnbaserat personal- och planeringssystem som sedan 2006 hjälper företag med bland annat schemaläggning, tidrapportering, kommunikation och lönehantering. Under hösten 2022 såg de ett behov av att rekrytera nya medarbetare till teamet i Göteborg. För att minska arbetet som en intern rekryteringsprocess kräver, tog de hjälp av Lernia.
– Innan vi kom i kontakt med Lernia stod vi i valet och kvalet mellan att rekrytera själva eller ta hjälp utifrån. Vår erfarenhet från tidigare rekryteringssamarbeten har varit mindre positiv och därför har vi i stället hanterat rekryteringen internt. Något som tar mycket tid, berättar Erik Karmalm, vice VD på Timeplan.
Efterfrågan på olika roller
Erik Karmalm har varit en del av teamet på Timeplan sedan 2015. Idag har de ett tjugotal medarbetare på kontoret i Göteborg och kunder i hela Norden och i Storbritannien. Som vice VD ligger Eriks fokusområden på sälj och marknad. När Timeplan nu var i behov av förstärkning till säljteamet blev han ansvarig för att hitta rätt lösning.
– När vi inledde samarbetet med Lernia var vi primärt ute efter att rekrytera två säljare. Sedan breddades efterfrågan och vi sökte även en roll inom kundsupport. Här var vi till en början inte helt klara med vad vi behövde. Som kundservicemedarbetare hos oss är det viktigt att även kunna hantera projektledning och onboarding för våra kunder. Tack vare ett grundligt förarbete från både säljansvarig och rekryteringsansvarig från Lernia kunde vi konkretisera vilken profil vi letade efter, berättar Erik.
Lernia var lyhörda genom hela processen
Genom ett tätt samarbete mellan Lernia och Timeplan togs en tydlig kravprofil fram för de befattningar som efterfrågades. Det var inte enbart rätt kompetenser och arbetslivserfarenheter som skulle matcha, stort fokus lades också på de personliga egenskaperna och värderingarna hos kandidaten. När den initiala kravprofilen var satt presenterade Lernia passande kandidater och Erik beskriver processen som träffsäker:
– I början var det svårt, men det berodde mest på att vi inte var helt säkra på vad vi sökte efter. Det var först när vi hade träffat några kandidater som vi kunde slutföra kravprofilen helt och hållet. Samarbetet med Lernia har fungerat väldigt bra. Det är mycket som ska stämma vid en rekrytering och Lernia har varit en lyhörd samarbetspartner. Vi tar med oss många insikter och lärdomar som vi kan dra stor nytta av även i våra framtida rekryteringar, säger Erik.
Johanna Alnäs, ansvarig rekryterare, intygar det stora behovet av att konkretisera vilken typ av profil som eftersöktes. Som erfaren rekryterare, med stor förståelse för komplexa rekryteringsprocesser, vet Johanna att kommunikation är ett av de viktigaste verktygen för en lyckad rekrytering.
– Vi fick lägga ner lite extra krut för att så snabbt som möjligt förstå vilken typ av profil de sökte efter. Både utifrån de tilltänkta arbetsuppgifterna men också utifrån arbetsgruppen och de personliga kvaliteter som krävs för att passa in i teamet. Därför var det extra viktigt med frekvent och öppen kommunikation mellan mig och kunden, säger Johanna.
Samarbetet gav stor avlastning
Efter en något trevande start landade Timeplan i vilka profiler de sökte. Idag har totalt 3 nya medarbetare anställts. Erik tycker att Lernia var både närvarande och lättillgängliga under hela samarbetsperioden.
– Vi har känt oss trygga genom hela processen. Både säljare och rekrtyerare har varit involverade i samarbetet, vilket har skapat förtroende. Där skiljer sig Lernia från andra leverantörer som vi har varit i kontakt med.
Utöver det menar Erik att samarbetet med Lernia inneburit en stor avlastning, både vad gäller tid och energi.
– När vi rekryterade själva krävdes fler resurser och mycket tid. Med Lernia har jag fått kvalificerade kandidater direkt på mitt bord. Det har underlättat mycket och det är uppenbart att vi har sparat mycket tid på att ta extern hjälp. Samarbetet med Lernia har också hjälpt oss att tänka utanför boxen och öppna upp processen för kandidater som vi sannolikt inte hade tittat på i andra fall, säger Erik.
Utmaningen
Timeplan önskade rekrytera nya medarbetare till verksamheten men var initialt inte helt säkra på vilka profiler de sökte efter. Utmaningen var att identifiera vilka roller verksamheten behövde och vilka kompetenser som krävdes för respektive roll. Det var viktigt att konkretisera en kravprofil, samtidigt fanns behovet att frigöra tid då tidigare rekryteringar krävt mycket tid från de interna resurserna.
Lösningen
Samarbetet med Lernia inleddes med att säljare och rekryterare gemensamt besökte Timeplan och Lernia fick då i uppdrag att göra en behovsanalys för att fastställa de exakta rollerna. Tack vare ett grundligt förarbete kunde sen konkreta kravprofiler tas fram för de olika rollerna, där personlighet och värderingar vägde lika tungt som erfarenhet och kompetenser. En tät dialog mellan Lernia och Timeplan möjliggjorde snabba justeringar när behoven ändrades.
Resultatet
Lernia presenterade totalt ca 20 kandidater till Timeplane. Idag är tre nya medarbetare en del av teamet på Timeplan. De roller som har tillsats är två nya säljroller och en kundservicemedarbetare.
Lernia fanns med hela vägen
Erik är nöjd med de kandidater som Lernia presenterade och ser stor potential för de medarbetare som Timeplan nu valt att anställa.
– Lernia var med hela vägen och rekryteringarna har gått smidigt, mycket tack vare det nära samarbetet. Det har varit en trygghet för oss att kunna ha en tät dialog. Nästa gång vi behöver hjälp med rekrytering kommer vi att kontakta Lernia.